De ondersteunende diensten van de Radboud Universiteit worden hard geraakt door de geplande bezuinigingen. Vooral bij HR zal het aantal medewerkers naar beneden gaan, vertellen vice-voorzitter Agnes Muskens en Suzanne Boelens, directeur van het besparingsprogramma. 'Denk ruwweg aan 40 fte over de komende vier jaar.'

Net als veel andere Nederlandse universiteiten bezuinigt de Radboud Universiteit de komende jaren fors. Door de – naar verwachting – afnemende studentenaantallen, de hoge inflatie en de bezuinigingen vanuit de regering, moet de universiteit structureel 55 miljoen besparen in de periode tot 2030. Een omvangrijk deel daarvan, 20 miljoen euro, wil de universiteit uitsparen door haar bedrijfsvoering efficiënter in te richten.

Bezuinigen op de bedrijfsvoering is een bewuste keuze, vertelt vice-voorzitter Agnes Muskens: ‘We willen onderwijs en onderzoek zoveel mogelijk ontzien. Want dat is echt onze primaire taak. En we weten dat er besparingsmogelijkheden zijn bij de bedrijfsvoering. Onder andere vanwege de manier zoals die bij ons is ingericht, zowel centraal als decentraal, maar ook omdat we daar te weinig digitalisering in hebben.’

Besparingspotentieel

Voor vier kolommen beginnen de contouren van die besparingsopdracht langzaamaan duidelijk te worden. Zo moet de kolom Human Resources (HR) 4,5 miljoen besparen, en moeten Huisvesting en Facilitair (H&F) en Information & Library Services (ILS) beide 6 miljoen besparen. Ook de medewerkers van Marketing & Communicatie hoorden recent dat zij een besparingsopdracht van 1,8 miljoen hebben.

‘We hebben naar het besparingspotentieel voor alle kolommen gekeken door een benchmark uit te voeren (een onderzoek waarbij de prestaties van vergelijkbare organisaties met elkaar worden vergeleken, red.)’, vertelt Suzanne Boelens, directeur van het besparingsprogramma en tevens directeur bedrijfsvoering bij de Faculteit der Sociale Wetenschappen (FSW).

‘Daarin keken experts uit het veld met een externe blik naar onze organisatie. Bijvoorbeeld naar hoe onze universiteit de HR heeft ingericht in vergelijking met andere universiteiten of organisaties. Hoeveel mensen hebben wij daar bijvoorbeeld op zitten en hoe is dat elders? Waar kunnen we nog verder digitaliseren, wat voor tools zien we in de markt waarmee we onze dienstverlening kunnen verbeteren?’

Na afloop van dat onderzoek, zo vertelt Boelens, is er besloten dat de universiteit 20 miljoen kan besparen op de bedrijfsvoering. ‘Dat is ongeveer 15 procent van het totaal aan bedrijfsvoeringskosten. Ook is er op basis van die benchmark besloten wat er per kolom bespaard kan worden. Voor twee kolommen – HR en ILS – hebben we ondertussen verder in kaart gebracht waarop we kunnen bezuinigen. We komen daar nu in de fase dat de plannen ook echt uitgevoerd moeten worden.’

Waarom is er met de kolommen ILS en HR gestart?

Muskens: ‘We begonnen met maximaal twee kolommen doorlichten omdat het mensen veel tijd kost. We kozen voor de HR- kolom omdat iedereen hiermee vrijwel dagelijks te maken heeft. Bij HR heerste bovendien het algemene gevoel dat er veel handmatig, dubbel en niet-identiek werk werd gedaan. Sommige processen worden binnen elke faculteit en afdeling weer net op een andere wijze uitgevoerd. Dat is niet efficiënt.’

‘De i-kolom is complex in samenstelling en erg belangrijk voor het doorvoeren van verbeteringen en besparingen voor de rest van de afdelingen, omdat we op veel plekken handelingen en werkzaamheden verder willen digitaliseren en automatiseren.’

HR moet 4,5 miljoen besparen, waarop wordt er zoal bezuinigd?

Boelens: ‘In iedere kolom maken we besparingskeuzes op basis van hypotheses die we eerst voorleggen aan een aantal medewerkers. Dat zijn de managers, maar ook mensen die dat werk daadwerkelijk op de werkvloer uitvoeren. Een voorbeeld van zo’n hypothese bij HR is: in welke processen kunnen we minder handwerk doen en meer digitaliseren?’

‘Voor mensen die in dienst komen, uit dienst gaan, bevorderd worden en meer of juist minder gaan werken, moet je als leidinggevende bij de Faculteit der Sociale Wetenschappen bijvoorbeeld een webformulier invullen, dat per mail naar de afdeling HR gaat. Zij typen het formulier over in het systeem. Alleen al bij FSW moet dat formulier zesduizend keer per jaar overgetypt worden. Terwijl er tools zijn om dat veel sneller te doen.’

‘We gaan de komende tijd inzetten op het bundelen en harmoniseren van dit soort administratieve processen. We gaan deze diensten aanbieden door HR-teams te bundelen onder één regie. Ook zetten we in op meer selfservice door personeel via het Bass-HR-systeem.’

Minder handwerk, betekent dat ook minder mensen?

Boelens: ‘De kosten van HR bestaan voornamelijk uit personeelskosten. Dus in die 4,5 miljoen zit een groot deel vermindering van het aantal fte’s. Een grove indicatie – afhankelijk van de materiele kosten – is dat je te maken krijgt met een reductie van circa 40 fte over de komende vier jaar, dit pakken we gefaseerd op. We zetten zoveel mogelijk in op natuurlijk verloop.’

Hoeveel HR-medewerkers zijn er nu?

Boelens: ‘Ongeveer 110 fte. Professional services, de ondersteunende functies als geheel, bestaat nu ongeveer uit 1.600 fte. En het verloop per jaar is ongeveer 5 procent, dat zijn mensen die met pensioen gaan, uit dienst gaan, et cetera. Om die 20 miljoen te realiseren zal ongeveer de helft in materiële kosten zitten. Dat betekent minder en slimmer inkopen, goed kijken naar het onderhoud van gebouwen, dat soort dingen.’

‘De andere helft zit veelal in het verminderen van fte’s. Met een verloop van 5 procent per jaar heb je het dan ongeveer over 80 fte per jaar. We willen de besparing zoveel mogelijk opvangen met dit natuurlijke verloop.’

Betekent natuurlijk verloop ook het niet verlengen van tijdelijke contracten?

Beide: ‘Ja.’

Ook dat geeft onrust en verdriet op afdelingen.

Muskens: ’Dat mensen zich onzeker voelen over hun baan is natuurlijk heel vervelend. Dat is iets wat bij andere universiteiten ook speelt, dus daar zijn wij niet uniek in. Maar dat maakt het misschien nog vervelender voor mensen, elders zijn immers ook minder banen.’

‘Toch zie je nu wel dat bij zowel Radboud Services als ook in de faculteiten, waar echt zuinig wordt omgegaan met het invullen van nieuwe vacatures, de kosten aan het dalen zijn.’

Zijn er mensen die te horen gaan krijgen dat ze boventallig zijn?

Muskens: ‘Dat kunnen we op dit moment echt nog niet zeggen. We zetten in op natuurlijk verloop, maar we kunnen het ook niet uitsluiten.’

Is HR juist niet erg nodig in deze tijd, omdat er contracten niet verlengd worden, functies veranderen en sommige mensen hun baan verliezen? Is daarop bezuinigen wel verstandig?

Muskens: ‘Daar is zeker rekening mee gehouden. De functies die nu gebundeld gaan worden, zijn vooral de functies die voornamelijk bestaan uit operationele werkzaamheden en die zich goed lenen voor standaardisatie. We houden er rekening mee dat we voldoende capaciteit behouden binnen HR om de organisatieveranderingen te begeleiden de komende tijd. En we zijn ons ook bewust dat dit werkdrukverhogend kan zijn voor andere personen binnen de organisatie.’

Boelens: ‘Daar proberen we rekening mee te houden door te prioriteren. Bijvoorbeeld door niet meer iedere week te overleggen, maar iedere twee weken.’

Housing & Facilities en Information & Library Services hebben beiden 6 miljoen euro te besparen. Bij HR zit de besparing voor een aanzienlijk deel in personeel, is dat bij ILS en H&F ook het geval?

Muskens: ‘Nee, bij ILS  gaat het veel meer om het besparen op materiële kosten, zoals de algemene beheerskosten, de IT-kosten, service hardware, applicaties. We hebben bijvoorbeeld best veel applicaties waar die rationalisatieslag echt nog kan plaatsvinden. En bij de huisvestingskolom zitten de kosten naast besparingen ook in de gebouwen.’

Dus in deze kolommen hoeven mensen niet zozeer te vrezen voor hun baan?

Muskens: ‘Ook hier proberen we gedwongen ontslagen zoveel mogelijk te voorkomen. We zetten in op versoberen, digitaliseren, standaardiseren en zoveel mogelijk opvangen met natuurlijk verloop. Dat is echt het uitgangspunt.’

Boelens: ‘Maar we kunnen gedwongen ontslagen niet uitsluiten.’

Door die onzekerheid blijft het heel spannend voor medewerkers. Wanneer komt er duidelijkheid?

Boelens: ‘De planning is dat als er voor HR en ILS daadwerkelijk reorganisatieplannen komen, dat die er voor eind van het jaar liggen. Maar dan moet je daarna nog het hele besluitvormingstraject door. Dus voor die kolommen verwacht ik in het voorjaar duidelijkheid. Maar ik hoop dat we aan het einde van dit jaar voor de besproken kolommen kunnen aangeven voor welke teams of afdelingen dit geldt. Maar zeker is dat nog niet.’

In het voorjaar werd bekend dat de financiering van de Honours Academy mogelijk (deels) stopt in 2027. Is daar al meer duidelijkheid over?

Muskens: ‘Nee.’

Waarom niet?

Muskens: Muskens: ‘In het kader van de nieuwe strategie onderzoeken we hoe we innovatieve onderwijsvormen de komende jaren willen inrichten voor de Radboud Universiteit. Decentraal of juist niet? Daar kunnen we nu nog geen uitspraak over doen.’

Maar ondertussen zitten deze medewerkers al lang in onzekerheid. En ze kunnen ook niet reageren op interne vacatures voor herplaatsingskandidaten.

Muskens: ‘Ja, dat is inderdaad heel vervelend. Hierin komen de besparingsinitiatieven en het bouwen van de nieuwe strategie samen. We beseffen dat het heel veel onzekerheid met zich meebrengt. Maar we willen dat wel zorgvuldig doen.’

‘In totaal moeten we meer dan 20 miljoen euro bezuinigen: naast bezuinigingen zijn er ook investeringen nodig’

Kan het aankomende jaar ook extra duur worden omdat de universiteit mogelijk mensen die boventallig worden verklaard moet uitkopen?

Muskens: ‘Op het moment dat we gedwongen afscheid gaan nemen van mensen, volgen we de afspraken die we hebben gemaakt in het sociaal plan.’

Welke kosten brengt dat met zich mee?

Muskens: ‘We zijn natuurlijk aan het kijken wat de mogelijke bedragen kunnen zijn als dat gebeurt. Maar zover zijn we nog niet.’

Ook de afdeling Marketing & Communicatie heeft deze zomer haar besparingsmogelijkheden onderzocht, is daar al meer over duidelijk?

Boelens: ‘Deze afdeling moet 1,8 miljoen euro bezuinigen. Daarover zijn de medewerkers ondertussen geïnformeerd, maar de precieze invulling is nog niet duidelijk.’

Wanneer je alle bezuinigingen op HR, ILS, H&F en M&S, optelt dan kom je uit op een bedrag van 18,3 miljoen euro. Dat is bijna 20 miljoen euro: zijn jullie er bijna met de bezuinigingen?

Boelens: ‘Niet helemaal, het totale bedrag zal hoger zijn dan 20 miljoen. Naast bezuinigingen zijn er namelijk ook investeringen nodig. Wil je meer digitaliseren, dan zullen er bijvoorbeeld ook meer of andere systemen moeten komen. En er gaat altijd iets tegenvallen. Dus je hebt altijd iets meer ruimte nodig.’

‘We zitten niet aan de financiële afgrond, we zijn financieel stabiel en sterk’

Muskens: ‘We zijn nu al een flinke tijd bezig om op allerlei manieren te besparen en dat werpt ook vruchten af. Daar zijn we blij mee. Voor zover je met een kostenbesparing blij kunt zijn. We zitten niet aan de financiële afgrond, we zijn financieel stabiel en sterk. We willen er als collectief voor zorgen dat we een robuuste financiële situatie voor de Radboud Universiteit blijven behouden.’