Een congres organiseren in coronatijd vraagt geduld, weten ze bij CognAC en Thalia

23 nov 2021

Het is niet makkelijk om in coronatijden een evenement te organiseren. Daar kunnenn zes studenten kunstmatige intelligentie en informatica over meepraten. Hun congres zou november vorig jaar plaatsvinden. Vanavond is het pas echt zover - eindelijk. 'Heel vet.'

Het lijkt een eeuwigheid geleden voor student kunstmatige intelligentie Pepijn van Manen (21). In april 2019 al werd hij verkozen tot voorzitter van de commissie die jaarlijks het Nationaal Informatica Congres voor studenten organiseert (zie kader). Dat hij pas tweeënhalf jaar later op het congres zou staan, had hij nooit gedacht. Of het echt doorging, bleef tot het allerlaatst onzeker, tot de laatste coronapersconferentie van 12 november. ‘Toen wisten we dat het ging lukken.’

Vanavond vindt het studentencongres vanavond dan eindelijk plaats, een jaar na de oorspronkelijk geplande datum – zij het wel met een paar kleine aanpassingen. Zo sluiten de deuren om 18.00 uur, mag er alleen zittend gegeten en gedronken worden en is er geen diner en borrel mogelijk. ‘We hebben het geluk dat ons officiële programma precies om 18.00 uur afgelopen is’, zegt Van Manen. ‘Hierdoor kunnen alle presentaties doorgaan en hoeven we geen sprekers af te bellen.’

Pepijn van Manen

Dat het evenement een jaar uitgesteld werd, betekende niet dat de commissie een jaar kon stilzitten, benadrukt Van Manen. Zo was het een behoorlijk lastige taak om voldoende sponsoren te houden. ‘Er was weinig loyaliteit toen wij bekend maakten dat we het congres een jaar zouden verplaatsen.’ Gelukkig waren andere bedrijven bereid bij te springen. ‘Ons thema, IT van de mobiliteit, is interessant voor veel organisaties, zoals ANWB en NS. Zij wilden ons dan ook helpen.’

Tol geëist

Het uitstel en de mentale sporen die corona naliet eisten echter wel hun tol onder de commissieleden, vertelt Van Manen. ‘Soms ging het écht even niet meer. We hebben meerdere keren de organisatie op pauze moeten zetten.’ Vooral het online vergaderen viel de commissie zwaar. ‘We hebben meer dan vijftig Zoom-meetings gehad.’

Van Manen is trots dat ze ondanks alle tegenslagen hebben doorgezet. ‘Uiteindelijk hebben we met z’n allen toch gekozen om ervoor te gaan.’ De reden hiervoor was de gedeelde fascinatie voor het thema mobiliteit. Als het evenement geannuleerd zou worden, zou het onderwerp in de prullenbak belanden en de volgende commissie met iets heel anders aan de slag gaan.

Waar hij nog het meest naar uitkijkt? Daar is Van Manen snel uit: zijn openingsspeech, voor honderden mensen. ‘Dat is wel heel vet. Al besef ik eigenlijk pas net dat het echt doorgaat.’ Dat laatste zou hij het liefst van de daken schreeuwen. ‘Ik ga denk ik bij de ingang staan om tickets te scannen. Dan kan ik zeggen: Weet je nog toen we 2,5 jaar geleden het over dit evenement hadden, nu is het gewoon zover. Het is gelukt!’

Leuk dat je Vox leest! Wil je op de hoogte blijven van al het universiteitsnieuws?

Bedankt voor het toevoegen van de vox-app!

Geef een reactie

Vox Magazine

Het onafhankelijke magazine van de Radboud Universiteit

lees de laatste Vox online!

Vox Update

Een directe, dagelijkse of wekelijkse update met onze artikelen in je mailbox!

Wekelijks
Nederlands
Verzonden!