Medewerkers van de Radboud Universiteit die van hun werkgever een laptop of tablet ‘krijgen’, moeten een bruikleenovereenkomst tekenen. Daarin staat onder meer dat het apparaat voor minstens 90 % voor het werk wordt gebruikt en het eigendom blijft van de RU.

 Tot voor kort was er op de campus geen eenduidig beleid voor het vergoeden of verstrekken van mobiele apparatuur en de voorwaarden voor het gebruik. Maar omdat de fiscus daar grenzen aan stelt, heeft de Dienst Personeel en Organisatie in het afgelopen jaar daarover richtlijnen opgesteld en ingevoerd.

De Radboud Universiteit mag een deel van de loonsom aan belastingvrije vergoedingen uitkeren, zoals  vergoedingen voor beroepskosten e.d. Als de universiteit over die norm heen gaat, volgt daarover een eindheffing van maar liefst tachtig procent! Dat is een belangrijke reden waarom medewerkers de apparatuur niet in  bezit maar in bruikleen krijgen, want bruikleen valt buiten de fiscale vergoedingsregeling. Daarom zal de werknemer een bruikleenovereenkomst  moeten ondertekenen. Voorwaarde voor de bruikleen is wel dat de apparatuur  voor minstens 90 % zakelijk gebruik wordt.

De medewerkers mogen de apparatuur niet meer zelf aanschaffen en declareren. Laptops en tablets worden, op aangeven van de leidinggevende,  aan de medewerker ter beschikking gesteld door GDI. Ook mobiele telefoons vallen onder de regeling, al geldt daarvoor dat die voor minimaal 10% zakelijk moeten worden gebruikt.

De bruikleenovereenkomst gaat ook een grote rol spelen in het vervangingstraject voor de telefoons op de campus: vrijwel alle vaste telefoons op de campus worden vervangen door (ook vaste) IP-telefoons of mobiele telefoons. Dat vervangingstraject loopt door tot in 2014 (zie ook www.ru.nl/telefonie).