Nancy Viellevoye is de eerste ombudsfunctionaris voor medewerkers van de Radboud Universiteit. In die rol kan zij vermeende misstanden op de campus onderzoeken, met als doel bij te dragen aan de sociale veiligheid. ‘Bij afhankelijkheidsrelaties zijn medewerkers vaak angstig om melding te maken van een probleem.’

Sinds deze maand houdt Nancy Viellevoye kantoor in het markantste gebouw op de Nijmeegse campus: Huize Heyendaal. Academiegebouw Berchmanianum was ook een optie, maar dat wilde Viellevoye liever niet. ‘Dan wek je de indruk bij het college van bestuur op schoot te zitten.’ Laat dat nu net niet de bedoeling zijn als ombudsfunctionaris.

In deze functie wil de juriste bijdragen aan de sociale veiligheid op de campus en dat kan het beste door onafhankelijkheid, gezag en onpartijdigheid uit te stralen. Als ombudsfunctionaris kan Viellevoye onderzoeken starten naar vermeende misstanden op de campus, waar medewerkers bij betrokken zijn. Na een onderzoek volgt dan een oordeel en een advies. Een andere belangrijke taak: conflicten tussen werknemers en leidinggevenden oplossen door op te treden als bemiddelaar, met als doel klachtenprocedures te voorkomen.

Medewerkers kunnen bij haar aankloppen met een melding of een vraag over het gedrag van een andere medewerker, of over de omgangsvormen op een afdeling. Dit kan ook anoniem en de gesprekken zijn vertrouwelijk. Viellevoye: ‘Mensen kunnen bij mij terecht voor elk werkgerelateerd probleem. Ik wil vooral heel laagdrempelig zijn.’

Met de ombudsfunctionaris krijgt de universiteit een nieuw ‘loket’ waar medewerkers naartoe kunnen met een klacht over ongewenst gedrag of slecht werkgeverschap. Er is enige overlap met het werk van de vertrouwenspersonen, die de universiteit al veel langer heeft, maar er zijn ook wezenlijke verschillen. De belangrijkste: een vertrouwenspersoon staat de medewerker bij die een klacht indient, terwijl de ombudsfunctionaris onpartijdig opereert en tussen de partijen staat (zie kader onderaan).

Daarnaast doet een vertrouwenspersoon geen eigen onderzoek. De ombudsfunctionaris heeft die bevoegdheid wel. ‘Als er vermoedens zijn van structurele misstanden, moet de onderste steen boven’, zegt Viellevoye daarover. ‘Die bevoegdheid is mijn belangrijkste meerwaarde voor de universiteit.’ Binnen alle geledingen van de universiteit kan de ombudsfunctionaris zo’n onderzoek starten, tot aan het college van bestuur aan toe.

Daarnaast hoopt Viellevoye bij te dragen aan het oplossen van conflicten vóórdat die escaleren en leiden tot een officiële klacht. Dat is de kern van haar werk als mediator. ‘Klachtenprocedures zijn vaak beschadigend voor zowel de betrokkenen als de organisatie. Het slaat een wond en heeft een enorme impact op een afdeling, op collega’s.’ Als zulke procedures voorkomen kunnen worden, is dat voor iedereen uiteindelijk beter, vindt Viellevoye.

De grenzen van het speelveld van de ombudsfunctionaris zijn nadrukkelijk vastgelegd: indien de medewerker terecht kan bij een van de al bestaande klachtenloketten, zoals die voor ongewenste omgangsvormen of wetenschappelijke integriteit, is Viellevoye niet aan zet om een formele klacht te onderzoeken. Dan is het aan een klachtencommissie om een oordeel te vellen. Wel kan ze adviseren, verwijzen en bemiddelen indien de betrokkenen dit wensen.

Wat voor zaken blijven er dan nog voor u over?

‘Er zijn natuurlijk meer mogelijke oorzaken voor een arbeidsgeschil. Er hoeft niet altijd sprake te zijn van ongewenst gedrag, maar het kan bijvoorbeeld ook te maken hebben met structurele werkdruk. Dan kun je via bemiddeling kijken of er betere afspraken gemaakt kunnen worden met de leidinggevende. Mocht dat niet helpen, dan kunnen altijd nog de formele wegen bewandeld worden.’

‘Ik sta dan wel op de loonlijst van de universiteit – ik voel mij niet kwetsbaar’

Hoe is uw onafhankelijkheid geborgd?

‘Er is een regeling ombudsfunctionaris (waar de Ondernemingsraad mee heeft ingestemd en die is vastgesteld door het college van bestuur, red.) waar de regels duidelijk staan beschreven. Zo heb ik geen leidinggevende. Ik rapporteer mijn bevindingen aan het college van bestuur, maar ik zal niet inhoudelijk worden beoordeeld. Ik heb een contract voor onbepaalde tijd gekregen. Alleen als ik aantoonbaar mijn taken veronachtzaam, zou dat kunnen leiden tot een gedwongen vertrek.’

‘Ik sta dan wel op de loonlijst van de universiteit – ik voel mij niet kwetsbaar. Mocht het onverhoopt bij een dienstverband van twee of vier jaar blijven, dan is dat zo. Ik heb nog andere werkzaamheden en inkomsten.’

Heeft u voldoende slagkracht? U bent de enige ombudsfunctionaris, die bovendien is aangesteld voor slechts drie dagen per week?

‘Dat denk ik wel. Drie dagen is ook weer niet zo weinig. Bovendien hoef ik de onderzoeken niet in mijn eentje te doen; ik heb altijd de mogelijkheid om deskundigen in te schakelen. Dan opereer ik meer als de regisseur en schrijf het rapport.’

‘De belangrijkste uitdaging voor de komende tijd is om mij bekend te maken onder medewerkers. Ik heb een inwerkprogramma waarin ik alle decanen en directeuren spreek. Maar hoe bereik ik de overige medewerkers, de mensen voor wie ik er ben? Daar moet alle energie in gaan zitten. Uiteindelijk hoop ik dat de functie van ombudsfunctionaris wordt omarmd op de universiteit. Ook door de managers; dat men mij niet alleen ziet als iemand van wie ze last kunnen hebben maar met wie in samenwerking met medewerkers problemen opgelost kunnen worden.’

Wat drijft u om deze functie te bekleden op de Radboud Universiteit?

‘Ten eerste vanwege de inhoud van het werk. Ik werk al lang als advocaat en mediator bij arbeidsconflicten. De positie van ombudsfunctionaris is next level. Ik ga niet alleen op zoek naar oplossingen door te bemiddelen, maar heb ook de onderzoeksbevoegdheid. Van de uitkomsten mag ik ook iets vinden – ik mag oordelen. Zo ben ik niet alleen bezig met geïsoleerde conflicten, maar kan ik ook iets doen met structurele problemen, die het individuele niveau overstijgen.’

‘Ten tweede heb ik veel affiniteit met de Radboud Universiteit. Ik heb hier met veel plezier gestudeerd – dat is al lang geleden – net als mijn man. Mijn kinderen hebben hier gestudeerd, de jongste studeert hier nog.’

Wat kan er beter op de Radboud Universiteit?

‘Net als in elke grote organisatie, zijn er veel regels op de universiteit. Daardoor gaat de menselijke maat nog weleens verloren. Het individuele belang wordt soms niet gehoord of gezien. Wat ik nog mis is een universiteitsbrede gedragscode, waarnaar ik kan verwijzen als een soort toets. Hoe gaan we met elkaar om? Het is heel belangrijk dat die er snel komt. Ik heb begrepen dat de universiteit hiermee al een flink eind op weg is.’

‘Promovendi vormen een kwetsbare groep’

‘De universiteit is veel bezig met erkennen en waarderen. Ook als medewerkers niet de hoogste wetenschappelijke rang bereiken, moeten zij erkenning en waardering krijgen. Dat is heel goed. Ook die mensen zijn belangrijk voor het reilen en zeilen op de universiteit.’

Uw opdracht is om bij te dragen aan de sociale veiligheid. Welke problemen op dat gebied zijn typisch voor universiteiten?

‘De universiteit is groot, hiërarchisch georganiseerd, en competitief ingesteld. Er zijn veel contracten voor bepaalde tijd en afhankelijkheidsrelaties. Wat dat betreft zijn bijvoorbeeld promovendi een kwetsbare groep. Zij zijn sterk afhankelijk van hun promotor. Dat kan goed gaan, maar er zullen ook promovendi zijn die zich tekortgedaan voelen. Angst om dit aan te kaarten is dan een serieus probleem.’

Wat hoopt u te bereiken?

‘Door mijn komst verwacht ik niet binnen twee jaar een revolutie op het gebied van sociale veiligheid. Wel hoop ik dat er goede stappen zijn gezet en dat de functie van ombudsfunctionaris ingebed is in de organisatie. Dat de functie omarmd wordt omdat die bijdraagt aan een goede organisatie en het welzijn van medewerkers, en daarmee uiteindelijk aan het onderwijs en het onderzoek.’

U moet als enige ombudsfunctionaris heel rotsvast zijn. U zult tussen vuren komen te staan. Kunt u daar goed mee omgaan?

‘Ik ben een heel autonoom persoon, altijd geweest. Het is voor mij geen probleem om tegen de stroom in te moeten zwemmen. Ik heb respect voor autoriteit, maar het maakt geen indruk op mij. Voor de conciërge heb ik net zoveel respect als voor de hoogleraar.’