De introductie is afgelopen en de start van het nieuwe collegejaar komt snel dichterbij. Voor het zover is verwerkt de centrale studentenadministratie nog gauw de laatste (her)inschrijvingen: een monsterklus. ‘We krijgen op het moment zo’n 800 tot 1000 poststukken per dag!’

 

Er studeren ongeveer 19.000 studenten aan de Radboud Universiteit. Even zoveel (her)inschrijvingen moet het team van Harry van der Geugten, medewerker van de centrale studentenadministratie, in de zomermaanden verwerken. Van der Geugten: ‘Je moet een inschrijving zien als een puzzel. De student levert losse stukjes aan en wij maken daar een compleet plaatje van.’ Dat klinkt gemakkelijker dan het is. Sinds drie jaar is de (her)inschrijving geautomatiseerd. Sindsdien krijgen Van der Geugten en zijn team steeds vaker incomplete ‘puzzels’ te verwerken. ‘Voorheen kregen studenten een pakketje thuis waarin alle formulieren zaten die ze in moesten vullen. Stuurden ze dat pakketje incompleet aan ons toe, dan stuurden wij het in zijn geheel terug met een begeleidende brief over wat er aan ontbrak. We begonnen pas met invoeren als we de puzzel compleet hadden.’ Sinds de automatisering van het systeem kan dat echter niet meer. Van der Geugten: ‘Zodra we één onderdeel van de inschrijving binnen hebben moeten we daarmee aan de slag. Dan moeten we zelf achter de ontbrekende stukken aan.’

Ontbrekende puzzelstukken

Er kan van alles ontbreken aan een inschrijving. Van der Geugten: ‘De gegevens van studenten die uit Nederland komen en hier een vwo-diploma hebben behaald worden automatisch gecontroleerd via gekoppelde systemen, zoals de gemeentelijke basisadministratie en DUO.’ Zodra er iets afwijkt wordt het lastiger. ‘Van buitenlandse studenten of Nederlandse studenten die in het buitenland wonen moeten we apart controleren of de opgegeven identiteit klopt. Als een student geen vwo-diploma heeft, maar een hbo-propedeuse of een hbo-diploma, dan moeten we dat controleren, net als buitenlandse diploma’s. Van buitenlandse studenten moeten we een verblijfsvergunning hebben en in het geval van Duitse studenten bovendien een bewijs dat ze de verplichte taalcursus hebben gehaald. Ga zo maar door. De laatste jaren melden zich steeds meer hbo’ers en buitenlandse studenten aan. Dat betekent ook steeds meer werk voor ons dus. Bovendien zijn de studenten sinds de digitalisering van de (her)inschrijving wat lakser geworden. Ze versturen digitaal gemakkelijker incomplete gegevens dan toen ze dat nog handmatig en per post moesten doen.’

Klapper

De periode tussen 1 juni en 1 september is voor Van der Geugten en zijn team de drukste van het jaar. ‘Vanaf 1 juni kunnen studenten zich (her)inschrijven. Dan is het afwachten wanneer de grote klapper komt. Dit jaar verwachtten we die rond 1 juni, maar hij kwam pas na de Vierdaagse. Het is moeilijk te voorspellen en toch proberen we dat. We huren er extra personeel voor in. Naast de acht vaste medewerkers werken hier in de zomer vijf studenten en ik heb nog vier losse hulpkrachten die extra klussen doen bij topdrukte.’

Gekkenhuis

Van der Geugten toont dozen vol poststukken. ‘In de zomer is het hier een gekkenhuis. We krijgen op het moment zo’n 800 tot 1000 poststukken per dag. Meestal machtigingen tot het betalen van collegegeld. Die krijgen we in deze twee maanden zo’n 17.000 in totaal. Vanaf volgend jaar wordt dat als het goed is ook gedigitaliseerd. Dat scheelt een slok op een borrel. Het ergste aan al die post is dat studenten tegenwoordig niet meer vertrouwen op TNT: ze plakken enveloppen aan alle kanten met plakband dicht. En wij maar prutsen aan de hoekjes om ze weer open te krijgen. Een hele klus met zoveel post. Maar het is ook leuk. Je komt van alles tegen. Mensen die contant geld in de envelop doen om een cursus te betalen. Of studenten die menen dat de campus een piepkleine, compacte organisatie is: dan stoppen ze in de envelop waar documenten voor hun (her)inschrijving zitten bijvoorbeeld ook brieven voor de examencommissie of voor het International Office. Alsof we met z’n allen op één kantoor zitten. Die versturen we dan maar via de interne post.’ / Tekst: Bregje Cobussen, Foto: Dick van Aalst