Handgeschreven briefjes, Word-documenten: tot vorig jaar bestond er een wildgroei aan declaratieformulieren voor medewerkers en niet-medewerkers. CFA actualiseerde samen met DPO de declaratie-instructies en introduceerde eenduidige formulieren. ‘Dit is voor iedereen handiger.’

In november 2010 werden ze geïntroduceerd: gebruiksvriendelijke declaratieformulieren voor medewerkers en niet-medewerkers. Worden ze door iedereen gebruikt? RadboudNet belt met René Noijen, hoofd afdeling CFA van de Dienst Control, Informatie en Financiën (CIF).

Nieuwe formulieren waren hard nodig?
‘Zeker, elk onderdeel werkte met zijn eigen formulieren. Zeer tijdrovend, en bovendien onhandig voor de verwerking van de declaraties, omdat we bijvoorbeeld achter gegevens die voor de belastingdienst nodig zijn aan moesten bellen. En het leidde ook tot meerdere interpretaties over bijvoorbeeld kilometervergoeding. Kan ik 19 of 28 cent declareren? Dat wordt nu allemaal automatisch berekend in de pdf die declaranten invullen. Heel handig, want als je steeds dezelfde reis maakt kun je de pdf opslaan op je computer.’ 

Aan wat voor declaraties moet ik vooral denken?
‘Voor medewerkers: dienstreizen, verblijfskosten, representatiekosten, et cetera. Bij niet-medewerkers gaat het bijvoorbeeld om honoraria voor bijvoorbeeld gastcolleges en reiskosten van sollicitanten.’

En de formulieren worden door iedereen braaf gebruikt?
‘Dat laat nog te wensen over. In november 2010 zijn de declaratie-instructies en de nieuwe formulieren in het RU-directeurenoverleg definitief vastgesteld. Eind november hebben we tijdens een controllersoverleg iedereen nogmaals op het hart gedrukt intern goed te communiceren dat de nieuwe formulieren moeten worden gebruikt, maar in zo’n grote organisatie als de universiteit duurt het even voordat iedereen op de hoogte is.’

En als mensen nu een eigen formulier inleveren?
‘In de aanlooptijd hebben we andere formulieren nog geaccepteerd, maar vanaf 1 februari 2011 worden deze niet meer in behandeling genomen en geretourneerd. Door het nieuwe systeem kunnen we sneller werken en dat is voor iedereen fijn. Declaraties worden in een dag verwerkt. Wie alles netjes invult en de bijlagen bijvoegt, heeft het voorgeschoten bedrag –  na goedkeuring door leidinggevende/budgethouder – binnen een week op de rekening.’
> Declaratieformulieren