Een nieuw loket en de aanstelling van een integriteitsfunctionaris. Per september verandert er het nodige om de sociale veiligheid op de Radboud Universiteit te vergroten. Ombudsfunctionaris Aukje Verstegen blikt terug en vooruit.

139 meldingen kreeg de ombudsfunctionaris van de Radboud Universiteit afgelopen collegejaar (tegen 178 meldingen het collegejaar ervoor). Zestig kwamen van studenten en 79 van medewerkers. Aukje Verstegen is de persoon bij wie alle meldingen terechtkomen.

Heb je het gevoel dat je als onafhankelijke functionaris goed je werk kunt doen?

‘Ja. Hoewel mijn taak formeel ophoudt bij adviezen, conclusies en aanbevelingen. Afhankelijk van mijn interventie kan ik niet altijd overzien hoe die worden opgevolgd, maar ik zie dat men er vaak druk mee bezig is. Je wil altijd wel dat dingen sneller gaan. Zeker wanneer ik een bemiddelende rol inneem, merk ik dat dit echt van toegevoegde waarde kan zijn wanneer de situatie nog niet te ver is geëscaleerd.

Mijn werk is ook om te kijken of het systeem beter kan en of er structurele misstanden en patronen te zien zijn waar ik iets mee moet. Hiervoor ben ik wel afhankelijk of mensen een melding durven te maken, of dit meerdere mensen zijn en of ze anoniem willen blijven. Soms kan ik daardoor niet meer dan een signaal afgeven.’

Vind je dat je genoeg wordt benaderd door medewerkers en studenten?

‘Ja, en ook door de vertrouwenspersonen wordt met enige regelmaat naar mij doorverwezen. Soms hoor ik over een volledig uit de hand gelopen situatie en was ik liever eerder betrokken geweest. Het kan zijn dat de vertrouwenspersoon al druk met een team bezig is, niet alles hoeft natuurlijk bij mij terecht te komen.

‘Mijn zichtbaarheid bij studenten kan beter. Die hebben al heel veel loketten waar ze terechtkunnen, van studieadviseurs tot studentendecanen. Dus met een melding komen zij niet altijd meteen direct bij mij.’

‘Studenten zijn hier natuurlijk maar tijdelijk, hun prioriteiten lijken meer te liggen bij studie en examens. Maar je ziet wel dat als een ombudsfunctionaris er langer zit, zoals in Leiden waar de functie al sinds de jaren negentig bestaat, ze je ook beter weten te vinden. In Nijmegen is er pas sinds 2023 een ombudsfunctionaris voor studenten.’

Er gaat op jouw terrein nogal wat veranderen. Er komt een integriteitsfunctionaris en in de komende onderhandelingen over de nieuwe CAO kunnen vakbonden en universiteiten zelfs nog beslissen dat er een extra ombudsfunctionaris bijkomt. 

‘Ik vind het belangrijk dat er goede verwijzingen zijn. Het nieuwe loket gaat er hopelijk voor zorgen dat een melding van ongewenst gedrag bij de juiste persoon terechtkomt en dat er bovendien wordt toegezien op goede monitoring en opvolging. Als er door de integriteitsfunctionaris en ombudsfunctionaris aanbevelingen worden gedaan, moeten die wat mij betreft in alle lagen van de organisatie worden opgevolgd en gemonitord en niet beperkt blijven tot het individuele geval.’

‘In de praktijk is het nog even afwachten hoe mijn werk en die van de integriteitsfunctionaris zich tot elkaar gaan verhouden. De integriteitsfunctionaris gaat kijken naar de opvolging van kwesties, ook bekijkt deze functionaris de argumentatie op het moment dat er van een advies wordt afgeweken. In tegenstelling tot de integriteitsfunctionaris ben ik bevoegd om onderzoek te doen. En mensen mogen zich ook nog altijd rechtstreeks bij mij melden.’

Bied studentenorganisaties meer houvast, is een van de aanbevelingen uit jullie eigen jaarverslag. Waarom is dat nodig?

‘Het is bij misstanden niet altijd even duidelijk wanneer de universiteit moet ingrijpen en wanneer besturen van studentenorganisaties het zelf moeten oplossen. Grensoverschrijdend gedrag moet in principe door besturen zelf worden opgelost en worden gemeld bij de universiteit via SLIM (Student Life and International Mobility, red.), maar er moet ook op structurele basis iets mee worden gedaan. Een studentenorganisatie weet niet altijd hoe te handelen in dit soort situaties waardoor de situatie uiteindelijk nog schadelijker kan zijn.’

‘Via Prevent Care Cure is er een handreiking sociale veiligheid voor studentenorganisaties opgesteld. Er zijn documenten over gedragscodes. Voor mij is het belangrijk dat de verenigingen én de universiteit weten wat ze moeten doen in dergelijke situaties.’

Een andere aanbeveling uit jullie jaarverslag is: ‘Vergroot de zichtbaarheid en toegankelijkheid van het CvB’. Er staat te lezen dat het college van bestuur als bestuurlijk afstandelijk wordt ervaren. Ook in de personeelsenquête zijn mensen kritisch op de bestuurders en datzelfde geluid is te horen rond het vertrek van Paula Fikkert. Moet de ombudsfunctionaris daar niet iets mee doen?

‘Ik kan over specifieke gevallen geen uitspraak doen, maar we doen daar dus wel iets mee. Daarom hebben we het ook expliciet genoemd in ons jaarverslag. Dit blijven we dan ook benadrukken aan het CvB: ga de dialoog aan, ga structureel langs bij de divisies en faculteiten en haal actief signalen op binnen een veilige setting. Communiceer niet té voorzichtig en in algemeenheden zonder weinig inhoudelijke betekenis maar wees zo transparant mogelijk over afwegingen en besluiten.’

‘In de praktijk is dit niet altijd eenvoudig. Collegeleden hielden wel eens een inloopspreekuur waar dan niemand op af kwam. Toegankelijkheid hangt niet alleen af van de wijze waarop het CvB dit aanbiedt, maar ook van het vinden van een vorm die daadwerkelijk werkt. In de kwestie rond Paula Fikkert is te horen dat het college te afstandelijk is, tegelijkertijd zoekt het CvB nu wel de dialoog op met de faculteit. Dus ik zie twee kanten van de medaille. Zolang deze geluiden blijven, heeft deze toegankelijkheid mijn aandacht.’

‘Ik heb structureel overleg met de vicevoorzitter van het CvB en signalen van mijn kant worden naar mijn idee serieus door het college opgepakt. Het zou goed zijn als het werk van de ombudsfunctionaris ook op de agenda van de Raad van Toezicht komt te staan. Dat is overigens ook een aanbeveling die in het evaluatierapport van de ombudsfunctionaris staat en waar nu gelukkig gehoor aan wordt gegeven.’

Hoe zie jij je rol als ombudsfunctionaris?

‘Ik ben een onafhankelijk en onpartijdig aanspreekpunt binnen de universiteit. Soms een sparringspartner voor de organisatie. Processen en beleid moeten doelgericht en uitvoerbaar zijn. Ik zie het als mijn taak knelpunten te adresseren en daarover te adviseren. Mijn interventies zijn gericht op de-escalatie, indien de situatie daarom vraagt spreek ik de organisatie kritisch aan op haar handelen of nalaten.’

‘Het is belangrijk dat ik zichtbaar ben, al doe ik ook veel achter de schermen. Daarnaast moet iedereen weten dat er vertrouwelijk met mij gesproken kan worden.’

Doe je ook onderzoek als er geen meldingen zijn?

‘Ik kan onderzoeken uit eigen beweging, maar dan moeten er wel voldoende signalen of meldingen zijn. Ook geef ik ongevraagd advies aan de organisatie, op dit moment speelt zoiets. Melders benaderen mij geregeld om onderzoek te doen, maar dat besluit neem ik zelf. Wanneer ik denk dat het om een individueel geval gaat en ik geen patroon zie, kan ik besluiten geen eigen onderzoek te doen en adviseer ik een andere interventie.’