OPINIE – Ook op promovendi heeft de samenwerking van de Radboud Universiteit met het omstreden reisbureau DGI Travel een grote impact, schrijft promovenda Oude Geschiedenis Demi Storm. ‘Door deze samenwerking kan je minder uit je budget halen dan wanneer je zelf je reizen mag boeken.’

Over de samenwerking tussen de universiteit en DGI Travel is al veel inkt gevloeid. Toch ben ik van mening dat het ook belangrijk is om de samenwerking met het reisbureau te belichten vanuit het perspectief van een promovendus. Daarom ben ik achter mijn laptop gekropen om mijn ervaringen te delen.

Vorig jaar ging ik voor mijn promotieonderzoek twee weken naar Roemenië en daar wilde ik graag met de trein heen. Om heel eerlijk te zijn, was ik in eerste instantie best blij dat de universiteit met een reisbureau samenwerkt: ik had nog nooit zo’n lange treinreis gemaakt en had ook geen ervaring met Hongaarse en Roemeense treindiensten. Dit optimisme verdween echter in sneltreinvaart.

Omdat het via hun website niet mogelijk was om deze treinreis te boeken, nam ik per mail contact op met Diversity Travel (nu: DGI Travel). Het plan: vanuit Deventer naar Cluj-Napoca met een overnachting in Wenen. Ik was nog nooit in Wenen geweest en het lag op de route. Twee vliegen in een klap. (Spoiler: ik heb nog steeds niets van Wenen gezien). Dan vanuit Wenen, via Boedapest, naar de bestemming. Voor de terugreis: van Cluj via Wenen met een overnachting terug naar Deventer.

Dit bleek echter een lastige vraag voor het reisbureau. Op de tickets die ik kreeg was mijn vertrekstation Groningen in plaats van Deventer, was het niet duidelijk waar en hoe lang de overstappen waren, en werden de treintickets voor Roemenië uitbesteed omdat er geen contract met de vervoerder in kwestie was.

Luxe tweepersoonskamers

Na meermaals contact over de mail, werd mijn vertrekstation aangepast in Deventer, maar bleek dat ik maar zeven minuten overstaptijd had in Nürnberg – iedere reiziger weet dat er met Deutsche Bahn van alles kan gebeuren. Ook zou ik midden in de nacht een overstap hebben op de grens tussen Hongarije en Roemenië: niet een heel relaxt vooruitzicht voor een vrouw die alleen reist. Dus mailde ik opnieuw om in ieder geval de nachtelijke overstap te veranderen naar een directe trein overdag. NB: ondertussen waren we een maand verder, ik ging over een kleine week weg en had nog steeds geen tickets.

Dan nog de overnachtingen. Ik hoopte in Airbnb’s te verblijven, maar dat bleek niet mogelijk, terwijl dit toch een van de redenen van de universiteit was om de samenwerking met Diversity Travel aan te gaan. De opties die ik vanuit Diversity Travel kreeg waren telkens luxe tweepersoonskamers terwijl ik had aangegeven dat ik alleen was en genoeg had aan een bed, badkamer en wifi. Om onbekende redenen was dit niet mogelijk. Ontzettend zonde, want dat zou veel goedkoper geweest zijn.

‘Twee dagen voor vertrek bleken de hotels in Wenen niet geboekt’

Toen ik twee dagen voordat ik wegging, mijn tickets ging printen – het was eindelijk rond na meerdere telefoongesprekken in de laatste week voor vertrek – bleken de hotels in Wenen niet geboekt. Dus belde ik opnieuw. Dit keer was ik iets geïrriteerder aan de telefoon dan in het voorafgaande contact, ik begon nu echt in paniek te raken. “Sorry for the tiny hiccup” kreeg ik te horen van de medewerker, die toch nog ergens een hotel voor de heen- en terugreis kon boeken. Goed, alles geboekt, geprint en wel, kon ik eindelijk vertrekken en de reis verliep gelukkig redelijk soepel. Redelijk, want in Boedapest waren er twee hotelkamers geboekt op mijn naam terwijl ik de enige reiziger was.

Wie is de hoofdpassagier?

Fast forward naar een nieuwe reis een jaar later, die ik via DGI Travel boek. Dit keer van Deventer naar Rome, een reis die ik privé al eens had gemaakt. Nu had ik, voordat ik contact opnam, zelf naar de treinroosters gekeken. Ik dacht, als ik alles al heb uitgezocht voor DGI, dan hoeven ze het alleen nog maar te boeken. Dus ik belde met mijn notities in de aanslag: vertrek- en aankomsttijden en data, treinnummers en bestemmingen.

De medewerker aan de telefoon herhaalde mijn schema met perfectie. Ik dacht: dit komt goed! Al snel bleek echter dat ik te optimistisch was. De datum van de terugreis was verloren geraakt, ik kreeg een voorstel met andere treinen en meer overstappen die ook bijna 1.000 euro zou kosten. Daarmee ging ik niet akkoord. Weer had ik twee dagen voor de reis nog steeds geen tickets na herhaaldelijk contact via de mail. Ik belde opnieuw en de tickets zouden nog die dag worden geboekt. Uiteindelijk, na nog een paar vragen zoals ‘wie is de hoofdpassagier?’ – ik was nog steeds de enige reiziger – kreeg ik de tickets in mijn inbox.

3.000 euro

Alles bij elkaar waren het dus twee zeer matige ervaringen met DT/DGI Travel. En dan heb ik het niet eens gehad over alle mailtjes die ik in paniek naar mijn begeleiders heb gestuurd, over die paar slapeloze nachten en de stress die echt wel in mijn lichaam zat. Ik heb me meermaals afgevraagd of de reizen wel door zouden kunnen gaan. Ik ben echt super dankbaar dat mijn begeleiders en ook mijn andere collega’s mij mentaal hebben bijgestaan en mijn verhalen hebben aangehoord.

‘Door deze samenwerking kan je minder uit je budget halen dan wanneer je zelf je reizen mag boeken’

Naast veel tijd en energie, hebben deze twee reizen een groot gat in mijn onderzoeksbudget geslagen (zo’n 3.000 euro) en dat had absoluut niet gehoeven. De uiteindelijke reis naar Rome had ik zelf voor ongeveer 250 euro minder kunnen boeken. Ook de reis naar Roemenië had goedkoper gekund.

Dat is balen, want dat betekent dat ik bijvoorbeeld niet naar conferenties kan gaan waar ik anders mogelijk wel budget voor had gehad. En ja, er zijn beurzen om aan te vragen. Het punt is dat je door deze samenwerking minder uit je budget kan halen dan wanneer je zelf je reizen mag boeken. Daarnaast heeft het mij ook veel werktijd gekost, waarin ik onderzoek had kunnen doen of had kunnen schrijven aan mijn proefschrift. Dus op promovendi heeft deze samenwerking met DGI Travel een echt grote impact.