De Radboud Universiteit kan het contract met reisbureau DGI Travel eenvoudig opzeggen, als het niet aan de eisen van de aanbestedingsstukken voldoet. Dat zegt hoogleraar Europees aanbestedingsrecht Pieter Kuypers. Ook ziet hij mogelijkheden om soortgelijke fiasco's in de toekomst te voorkomen.

‘In geval van tekortkomingen of niet-nakoming van een contract zijn er altijd contractuele gronden om een overeenkomst te verbreken’, zegt hoogleraar Aanbestedingsrecht Pieter Kuypers.

De hoogleraar verwijst naar het reisbeleid van de Radboud Universiteit, dat in handen is van DGI Travel. Medewerkers van de universiteit zijn verplicht om hun reizen via DGI te boeken, nadat het reisbureau de aanbesteding had gewonnen. Maar dat leidt al een jaar lang tot frustratie bij medewerkers. Eén afdeling heeft een zwartboek van negatieve ervaringen met DGI Travel bijgehouden, dat 29 pagina’s telt. Volgens Privacy-hoogleraar Bart Jacobs is de samenwerking met het reisbureau in strijd met de privacywetgeving; juristen van de universiteit zijn het daar niet mee eens.

Toch is het college van bestuur van de Radboud Universiteit op de hoogte van de problemen. Vicevoorzitter Marcel Wintels zei eerder tegen Vox dat “één en ander wordt uitgezocht om preciezer te weten waar zowel aan de kant van de Radboud Universiteit alsook aan de kant van DGI de grootste knelpunten en issues zitten, om hopelijk op korte termijn vast te kunnen stellen of en hoe die oplosbaar zijn.”

Klanttevredenheid

Inzage in het contract van de Radboud Universiteit met DGI Travel heeft hoogleraar Kuypers niet gehad: dat is niet openbaar. Toch is het volgens hem altijd mogelijk om een contract dat gesloten is na een aanbesteding stop te zetten als een partij niet aan de gestelde eisen voldoet. ‘Ik heb dit nog nooit anders gezien in aanbestede contracten’, zegt Kuypers, die ook advocaat is bij het Brusselse advocatenkantoor AKD. ‘Een partij die in het verleden bepaalde eisen niet is nagekomen, kan bovendien worden uitgesloten van een volgende aanbestedingsprocedure.’

‘Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat een reisbureau minimaal een 8 scoort op een schaal van 10’

Ook klanttevredenheid is vaak onderdeel van dit soort aanbestedingen, legt Kuypers uit. ‘Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat een reisbureau minimaal een 8 scoort op een schaal van 10. Om dit te controleren, kun je een onafhankelijk bureau inschakelen. Zij kunnen – automatisch – na elke reis aan medewerkers vragen hoe tevreden ze zijn over het boeken van tickets, de service en andere zaken. Als het cijfer niet wordt gehaald, kan dit een reden zijn om een contract voortijdig te beëindigen.’

Wachtkamerovereenkomst

Wanneer het contract met DGI Travel zou worden stopgezet, heeft de Radboud Universiteit volgens de hoogleraar twee mogelijkheden. ‘Ofwel is sprake van een wachtkamerovereenkomst. Dat betekent dat de universiteit aan de slag moet gaan met de partij die als tweede eindigde bij de aanbesteding.’

Het lijkt er echter op dat de samenwerking van de Radboud Universiteit met DGI Travel al zo’n wachtkamerovereenkomst is. Tot een jaar geleden werkte de universiteit immers samen met VCK Travel, maar ook die samenwerking verliep niet vlekkeloos, waardoor ze werd stopgezet. In maart 2025 stapte de universiteit daarom over op DGI Travel, dat als tweede uit de aanbesteding kwam.

Dat betekent niet dat de universiteit gebonden is aan DGI Travel. De universiteit kan namelijk besluiten om het contract voor de resterende duur te ontbinden, en vervolgens een nieuwe aanbesteding uit te schrijven. ‘In dat geval zou DGI Travel ook voor schade aansprakelijk kunnen zijn’, zegt Kuypers.

‘Met aanbestedingen leggen organisaties verantwoording af voor wat ze doen’

Het is dus best mogelijk dat de universiteit binnenkort opnieuw op zoek moet naar een reisbureau. Dat is namelijk verplicht voor diensten waar jaarlijks meer dan 216.000 euro in omgaat. Wellicht is dit het geval voor het reisbeleid van de Radboud. In 2024 werkten 6.262 fte aan de universiteit, meer dan de helft daarvan als wetenschappelijk personeel dat regelmatig naar buitenlandse congressen reist. ‘Bovendien zijn aanbestedingen transparant, op die manier leggen organisaties verantwoording af voor wat ze doen.’

Dat betekent echter niet dat het hele reisbeleid van de universiteit per se bij één partij moet zitten. Volgens de hoogleraar kan je het reisbeleid van de universiteit prima in kleinere stukken opdelen. ‘De universiteit heeft hier een grote vrijheid in.’

Vliegtuigstoelen

Kuypers geeft een voorbeeld. ‘Inzake vliegreizen zijn de steeds wisselende prijzen voor vliegtuigstoelen een probleem. Sommige reisbureaus kopen daarom bij vliegtuigmaatschappijen een bepaald aantal vliegtuigstoelen in, waar ze vervolgens zelf mee gaan handelen, om de prijzen wat stabieler te houden. Ik kan me inbeelden dat dit voor een universiteit nuttig is.’

Voor treinreizen is dat volgens de hoogleraar minder het geval. ‘Daarom zou je de aanbesteding kunnen beperken tot vliegreizen, of aparte percelen (zelfstandige onderdelen van de opdracht, red.) kunnen maken voor vliegreizen, treinreizen en hotelovernachtingen. Of je zou kunnen zeggen dat medewerkers zelf overnachtingen mogen boeken, als het totale aantal hotelkosten de drempelwaarde niet overschrijdt.’

Maar ook als het geraamde bedrag voor de hele universiteit hoger zou zijn, zou je medewerkers zelf overnachtingen kunnen laten boeken en declareren. ‘Een bijzondere regeling in de aanbestedingswet zegt namelijk dat je de geraamde waarde van dit soort diensten kunt verdelen over zelfstandige operationele units. In het geval van een universiteit kan je dan aan faculteiten denken. Alleen faculteiten waar medewerkers voor meer dan 216.000 euro aan bijvoorbeeld hotelovernachtingen betalen, zouden dan via een aanbestedingsprocedure  moeten worden uitgevraagd.’

‘Slim nadenken’

Wat de hoogleraar maar wil zeggen: de universiteit heeft veel vrijheid om het eigen reisbeleid vorm te geven. ‘Het gaat niet om juridische regels, maar om slim nadenken over hoe je het reisbeleid zo kunt organiseren dat medewerkers er tevreden over zijn en een goede prijs/kwaliteitverhouding wordt aangeboden. Zo kun je bijvoorbeeld besluiten dat medewerkers zelf tickets onder de 50 of 60 euro mogen boeken, omdat een reisbureau daar weinig toevoegt. Maak optimaal gebruik van de flexibiliteit die het aanbestedingsrecht biedt en de invulling die je als universiteit daaraan mag geven.’