Reizen boeken via DGI Travel zorgt voor een litanie aan frustraties bij medewerkers van de Radboud Universiteit. Eén afdeling heeft zelfs een zwartboek van 29 pagina’s aan negatieve ervaringen. Voor de ondernemingsraad is de maat vol: zij willen dat het contract wordt stopgezet met het reisbureau waar medewerkers verplicht hun buitenlandse reizen moeten boeken.

‘De veerboot die u wilt nemen bestaat niet.’

Die reactie kreeg een medewerker van de Radboud Universiteit van reisbureau DGI Travel omdat hij uit duurzaamheidsoverwegingen de ferry tussen IJmuiden en Newcastle wilde boeken voor het bezoeken van een congres in Edinburgh.

Om aan te tonen dat er inderdaad meerdere ferry’s per dag tussen IJmuiden en Newcastle varen, stuurde de medewerker in kwestie daarop verschillende weblinks naar DGI Travel. ‘Het begin van een aanzienlijke tijdsinvestering’, zegt hij met enige zin voor ironie.

Gedurende drie weken had de medewerker bijna dagelijks contact met het reisbureau waarmee de Radboud Universiteit in maart 2025 in zee ging. ‘Op mijn vragen en zorgen kreeg ik geen inhoudelijke reacties, alleen nieuwe facturen. Het vergde ongeveer tien e-mails en enkele telefoontjes om de reis te boeken, terwijl het me zelf nauwelijks werk had gekost.’

Chefsache

Bovenstaande anekdote komt uit een zwartboek van 29 pagina’s dat een overzicht geeft van problemen met DGI Travel van werknemers van verschillende afdelingen van de bètafaculteit. Afgelopen juni besprak hoogleraar Software Science Frits Vaandrager het zwartboek met toenmalig vicevoorzitter Agnes Muskens.

Volgens Vaandrager erkende Muskens de problemen en noemde ze het zelfs ‘chefsache’, wat zaak voor de chef betekent. De problemen wilde Muskens volgens Vaandrager proberen in dialoog met DGI Travel op te lossen.

‘De frustratie bij medewerkers, ook binnen mijn groep, is immens’

Een half jaar later lijkt er echter weinig veranderd, Muskens verliet de universiteit en werd opgevolgd door Marcel Wintels. ‘De problemen blijven onverminderd voortduren en de frustratie bij medewerkers, ook binnen mijn groep, is immens’, zegt Vaandrager. Over dit onderwerp schreef hoogleraar Heino Falcke onlangs ook een veelgelezen opiniebijdrage voor Vox.

Zelf bekostigen

In het zwartboek zijn de klachten over DGI onderverdeeld in drie categorieën. Ten eerste zijn aan het boeken van reizen en hotels aanzienlijk hogere kosten verbonden dan wanneer medewerkers ze zelf zouden boeken. Ook geeft vrijwel elke bevraagde medewerker aan veel tijd kwijt te zijn aan het boeken van een reis.

Tot slot zijn er algemene klachten. Zo klagen veel medewerkers over de ondersteuning van DGI, zowel bij het boeken als bij urgente problemen, en is het voor heel wat medewerkers überhaupt onduidelijk waarom ze reizen moeten boeken via het reisbureau.

Sommige – vooral oudere – medewerkers zouden zelfs zo gefrustreerd zijn door het boeken via DGI Travel dat ze het reisbureau niet langer gebruiken, zelfs als dat betekent dat ze hun reizen voortaan zelf moeten bekostigen.

Naar aanleiding van het zwartboek heeft de universiteit de afgelopen periode een paar verbeteringen doorgevoerd, zegt hoofd inkoop Pim Zeldenrijk in een interview met Vox. ‘Een paar van de casussen in het zwartboek lijken inderdaad opgelost, maar met recente casussen zouden we zo weer een nieuw zwartboek kunnen maken’, zegt Vaandrager.

Tijd en menskracht

Om al deze redenen wil de ondernemingsraad nu af van de samenwerking met DGI travel. ‘We hebben onze onvrede met DGI en voorganger VCK al vele malen aanhangig gemaakt bij het college van bestuur’, reageert ondernemingsraadslid Max Visser. Volgens Visser blijft de keuze voor het reisbureau ‘een onbegrijpelijke bureaucratische penny wise, pound foolish operatie, die veel tijd en menskracht opsoupeert voor wat in principe eenvoudige taken zijn.’

Volgens hoofd inkoop Pim Zeldenrijk werkt de universiteit om drie redenen samen met DGI: wegens duurzaamheidsoverwegingen, vanuit een zorgplicht voor medewerkers en omdat de universiteit verplicht is om de reizen te regelen via een Europese aanbesteding.

India

De argumenten over de duurzaamheid en aanbesteding noemt Visser discutabel. ‘Het leidt er bijvoorbeeld toe dat medewerkers hun conferenties en reizen via hun Flexbudget laten lopen om maar af te zijn van de incompetente bureaucratie van DGI en alles eromheen’, zegt Visser. ‘In termen van totale organisatiekosten is het voordeliger medewerkers gewoon een creditcard te geven van de Radboud Universiteit dan een duur en extern bureau als DGI in te schakelen en maar liefst vijf interne medewerkers allemaal los te laten op simpele reis-en hotelreserveringen.’

Zo denkt Vaandrager er ook over. ‘Het argument van de aanbestedingsplicht is aanvechtbaar’, zegt hij. ‘Waarom is het anders bij de Universiteit Groningen alleen verplicht om vliegreizen te boeken via DGI Travel? En wat betreft het duurzaamheidsargument: dit gaat over de wettelijke verplichting om CO2-uitstoot van reizen te registreren. Wanneer je uitrekent hoe hoog de kosten zijn van DGI Travel, dan zou het veel goedkoper zijn geweest als de universiteit hier zelf twee medewerkers voor had ingehuurd.’

‘Bij DGI Travel nam niemand de telefoon op en werd ook niet op andere berichten gereageerd’

Ook het argument van de zorgplicht klopt niet volgens Vaandrager. ‘Recent werd een promovendus van mij ziek tijdens een conferentiebezoek in India’, zegt hij. ‘Hij probeerde contact op te nemen met DGI Travel om een eerdere vlucht naar huis te nemen, maar bij DGI Travel nam niemand de telefoon op en werd ook niet op andere berichten gereageerd. Zonder verplichting om te boeken bij DGI had de student zelf zijn terugreis kunnen boeken. Is dit een goede invulling van zorgplicht?’

Gebruikersraad

Het college van bestuur is bekend met de soms slechte ervaringen bij het boeken van reizen, reageert universiteitswoordvoerder Martijn Gerritsen. Het stopzetten van de samenwerking met DGI Travel lijkt echter niet aan de orde. ‘We zijn voortdurend aan het kijken wat er mogelijk is om verbeteringen te realiseren’, aldus de woordvoerder. ‘De UGV hebben we daar eerder al over geïnformeerd. In dat kader ligt er een voorstel om een gebruikersraad op te richten om via die weg gebruikerservaringen goed in beeld te krijgen en tot verbeteringen te komen.’

DGI Travel wenst niet te reageren op vragen van Vox. Na enkele keer getelefoneerd te hebben met een medewerker in een kantoor in het Verenigd Koninkrijk, krijgen we een mail van Mirjam Stewart-Groen, Senior Accountmanager Europe. “In overleg met onze opdrachtgever, Radboud, is vastgesteld dat zij het meest aangewezen zijn om eventuele vragen te beantwoorden.”