Hij snapt dat er wel eens wat misgaat met het boeken van buitenlandse reizen. Op verzoek van Vox legt hoofd inkoop Pim Zeldenrijk de achtergrond uit van het reisbeleid van de Radboud Universiteit uit. ‘We zijn verplicht om ons reisbeleid aan te besteden en met bepaalde leveranciers te werken.’

Medewerkers van de Radboud Universiteit maken per jaar zo’n 3.000 reizen. ‘Natuurlijk gaat daarbij soms iets mis’, vertelt hoofd Inkoop Pim Zeldenrijk. ‘Maar dat gebeurt bij mijn weten niet op een structurele of grootschalige manier. Overigens kunnen medewerkers eventuele knelpunten altijd bij ons melden, dan kijken we samen hoe we dit kunnen oplossen.’

De wachttijd die kan optreden bij het aanvragen en het doorsturen van een reisnummer is volgens Zeldenrijk een van de grootste ergernissen van medewerkers. Over dat onderwerp schreef hoogleraar Astrofysica Heino Falcke onlangs een opinie op Voxweb.

Zwartboek

Volgens de hoogleraar stuitte hij bij het boeken van een eenvoudig treinticket op een bureaucratisch monster van de universiteit. Onder het stuk en op LinkedIn verschenen tal van reacties van medewerkers die soortgelijke of andere problemen ervaarden met het reisbeleid van de universiteit. Een afdeling van de universiteit bleek zelfs een zwartboek van 29 pagina’s te hebben opgesteld over DGI Travel. ‘Mede naar aanleiding van deze signalen is de afgelopen periode gewerkt aan verbeteringen’, zegt Zeldenrijk.

Waarom moesten zoveel mensen hun goedkeuring geven voor het boeken van een treinkaartje, waardoor Falcke het ticket pas vlak voor zijn reis kreeg toegestuurd?

‘Het medewerkerssysteem Bass is inderdaad zo ingericht dat verschillende mensen hun goedkeuring moeten geven. Omdat professor Falcke de boeking liet plaatsen door zijn assistent, moest hij ze eerst zelf goedkeuren. Vervolgens moest zijn eigen leidinggevende hetzelfde doen.’

Kan dat systeem niet vereenvoudigd worden?

‘Daar moeten we naar kijken. We hebben dit zo ingericht op verzoek van de financiële afdelingen van faculteiten. Met dit systeem weten we op elk moment hoeveel geld er beschikbaar is voor toekomstige reizen en komen er achteraf geen onverwachte kosten bij. Er zit een gedachte achter, maar het is heel complex geworden.

‘Het werken met een goedgekeurde reisaanvraag was al beleid vóór de komst van de reisagent, maar werd niet altijd consequent gevolgd. Door het vereiste reisaanvraagnummer bij het boeken via DGI is dit nu zichtbaarder geworden.

‘De Radboud Universiteit maakt relatief veel gebruik van de online bookingtool in vergelijking met andere universiteiten. Voor complexere reizen kunnen medewerkers gebruikmaken van de full-service ondersteuning per telefoon of e-mail. Voor treinreizen is aanvullende informatie beschikbaar op de RU-website. Daarbij speelt mee dat spoorbedrijven nog niet op dezelfde manier via één systeem zijn ontsloten als luchtvaartmaatschappijen en accommodaties. ‘

In zijn column had Falcke het over een ‘democratie van wantrouwen’.

‘Een reisaanvraag is feitelijk een order, en daar horen regels bij. Dat kan als wantrouwen worden ervaren, maar het systeem is juist bedoeld om te voorkomen dat er kosten worden gemaakt terwijl er geen budget meer beschikbaar is.’

Tot 2020 konden medewerkers zelf reistickets en overnachtingen boeken en declareren, waarom kan dit niet meer?

‘Ten eerste hebben we een zorgplicht voor onze medewerkers: in geval van calamiteiten weten we graag waar onze mensen zitten. Tijdens de recente onrust in landen als Venezuela en Nigeria konden we bijvoorbeeld meteen aan DGI vragen of er nog medewerkers van de Radboud Universiteit ter plekke waren, zodat we ze indien nodig konden helpen. Voor alle duidelijkheid: het is geen medewerkersvolgsysteem, daarover hebben we afspraken gemaakt met de medezeggenschap.’

‘Wij zijn verplicht om ons reisbeleid Europees aan te besteden, omdat hier veel geld in omgaat’

‘Daarnaast heeft de universiteit sinds 2020 een duurzaam reisbeleid. Het reisbureau helpt om een goed zicht te houden op de CO2-voetafdruk van de universiteit. En tot slot zijn we als universiteit verplicht om ons reisbeleid Europees aan te besteden, omdat hier veel geld in omgaat. Daarom moeten we met bepaalde leveranciers werken.’

Is het dan onmogelijk om zonder reisagent te werken?

‘In dat geval kan het college van bestuur geen duty of care (zorgplicht, red.) verzekeren. Daarnaast moet je andere manier vinden om de CO2-uitstoot van reizen te meten. En als we het systeem loslaten, lopen we het risico dat we juridisch in de problemen komen en opnieuw moeten aanbesteden.’

Een vaak terugkerende klacht over DGI Travel is dat tickets voor vliegtuigen en treinen veel goedkoper zouden zijn wanneer medewerkers ze zelf boeken.

‘Je moet geen appelen met peren vergelijken. Websites als Skyscanner geven vaak in eerste instantie lage prijzen, maar als je vervolgens een ticket boekt, komen er nog veel kosten bij. DGI Travel is een grote partij in Engeland en in de Benelux, gespecialiseerd in ngo’s. In de aanbesteding hebben we uitgevraagd hoe er met prijsverschillen omgegaan word, en DGI vangt dit op met een pricematch garantie. Hierdoor is de universiteit verzekerd van tickets tegen marktconforme tarieven.’

En overnachtingen? Zijn die ook niet goedkoper wanneer je ze zelf boekt?

‘Booking.com wil zijn content niet één op één ontsluiten via DGI; dat was eerder ook al het geval bij VCK Travel. Daarnaast heeft Booking soms exclusiviteitscontracten met hotels voor bepaalde prijzen, waar momenteel rechtszaken over lopen. DGI probeert het aanbod voortdurend uit te breiden en heeft daarin afgelopen zomer enkele grote stappen gezet. Ze werken momenteel ook aan de uitbreiding van hun long-stay- en low-budgetopties, omdat hier vele vraag naar is van wetenschappers.’

Waarom heeft de universiteit in de aanbesteding voor DGI Travel gekozen?

‘In eerste instantie werkten we samen met VCK Travel, de leverancier die als eerste uit de aanbesteding kwam. Maar omdat zij een aantal afspraken niet konden nakomen, hebben we de samenwerking stopgezet. Op 1 maart 2025 zijn we overgestapt op DGI Travel, dat als tweede uit de aanbesteding kwam. Daarin staan we niet alleen: ook de universiteiten van Groningen, Rotterdam en Wageningen werken samen met DGI, net als de Hanze Hogeschool Groningen en Hogeschool Saxion.’

Zitten jullie af en toe samen met DGI om de kritiek van medewerkers te bespreken?

‘Zeker. Mijn collega, die contractmanager is, heeft tweewekelijks een overleg met DGI. Daarnaast overleggen we met andere universiteiten en hogescholen die DGI gebruiken, om te bespreken welke zaken mogelijk aangepast kunnen worden.

‘We blijven medewerkers nadrukkelijk uitnodigen om mee te denken’

‘Ook worden er op de campus en online bijeenkomsten georganiseerd waar medewerkers hun ervaringen kunnen delen. Daarbij is steeds een vertegenwoordiger van DGI aanwezig om signalen op te halen en verbeteringen door te voeren. Tijdens deze sessies wordt ook extra uitleg gegeven over het gebruik van de zoekfunctie in de online bookingtool. We blijven medewerkers nadrukkelijk uitnodigen om mee te denken.’