Wat een treinkaartje van 48 euro zegt over het zelfbeeld van de universiteit
-
Image: Pascal Hartmann via Flickr (CC)
OPINIE - Heino Falcke, hoogleraar astrofysica, stuitte bij het boeken van een eenvoudig treinticket op het ‘bureaucratisch monster’ van de universiteit. Waanzin, schrijft hij, die meer veroorzaakt dan persoonlijke frustratie. Want dit gaat ‘uiteindelijk ten koste van onderzoek en onderwijs, en van de motivatie van de hele universitaire gemeenschap’.
Geld besparen kost geld. Geld besparen door meer bureaucratie kost nog meer geld – en levensenergie. Dat is een ervaring die we momenteel aan onze universiteit opdoen.
Ik behoor zeker tot de meer bevoorrechte medewerkers van onze universiteit en heb de luxe van een deeltijd assistent, die veel van mijn dagelijkse en administratieve taken aan de universiteit op zich neemt. Ze helpt mij met sommige bureaucratische processen waarvoor ik gewoon niet slim genoeg ben, en voor de rest vul ik enorme hoeveelheden gegevens in webformulieren in, die mij vroeger slechts een kort e-mailtje kostten. Maar uiteindelijk was het de aankoop van een eenvoudig treinkaartje die toch tamelijk onverwachte emoties bij mij opriep.
Toegegeven, ik had al veel mythische verhalen gehoord over Diversity Travel, DGI etcetera, maar volgens het motto van de drie apen – niets horen, niets zien, niets zeggen – had ik geprobeerd de details van deze boegbeelden van modernisatie en vooruitgang niet te dichtbij te laten komen. Tot het moment dat we op relatief korte termijn een reis in het exotische buitenland, Duitsland dus, moesten boeken.
Kortstondig betekent in dit geval binnen tien dagen. Vroeger zou ik in mijn Deutsche Bahn-app de verbinding hebben opgezocht, het ticket met één klik online hebben geboekt en vervolgens in de trein met nog een klik online hebben ingecheckt. Zelfs zonder naar Excel-tabellen te kijken, zou ik er zeker van zijn geweest dat de 48,50 euro voor het ticket nog binnen mijn reisbudget zou passen. Er zou vast nog iets over zijn van de onderzoeksubsidies die ik binnenhaalde.
Ontbijttafel
Toen ik na een paar dagen vroeg hoe het met het ticket stond, wees mijn ervaren assistente me op het webformulier waarin nog niet alle instanties van de universiteit die voor deze boeking belangrijk waren hun goedkeuring hadden gegeven. Vijf mensen moeten in “BASS” een handeling uitvoeren voor dat ik een T-nummer krijg waarmee ik een boeking mag aanvragen. Daarna zou het reisbureau nog een paar dagen nodig hebben om het ticket uit te geven. Dat zou weliswaar krap worden, maar ze zou nog eens regelmatig de webpagina checken, e-mails sturen, en bellen om op de urgentie te wijzen.
Op de ochtend van de reis zat ik al een beetje nerveus aan de ontbijttafel, met de ongepaste gedachte dat ik dit ticket misschien zelf tegen alle regels in zou kunnen boeken en betalen. Maar uiteindelijk kwam vlak voor vertrek het verlossende bericht van mijn assistente via WhatsApp: een screenshot met een nummer en gedetailleerde informatie over hoe ik het ticket eindelijk zou verkrijgen. Ik hoefde alleen maar dit nummer op te schrijven, het in te voeren in de automaat op het centraal station van Keulen – waar ik eigenlijk eerst een ticket voor nodig hebt om er vanuit huis te komen – en dan zou het ticket daar als bij toverslag voor mij worden afgedrukt. Misschien kon ik dan het ordernummer in mijn trein-app invoeren en online inchecken in de trein.
‘Een klusje dat mijn assistente of mij vroeger een minuut kostte, heeft nu talloze mensen beziggehouden’
Ook al klopte de informatie niet helemaal, ik kwam er uiteindelijk toch uit en zat versteld van de efficiëntie van onze administratieve processen in de trein. Een klusje dat mijn assistente of mij vroeger een minuut kostte, heeft nu talloze mensen beziggehouden, hen te eten gegeven, hun hart verwarmd en ze beziggehouden op hun vrije dagen. Ik bedankte mijn assistente met meerdere exploderende-hoofd-emoji’s, die ze begripvol beantwoordde.
Monster
Nu pas besefte ik aan welke waanzin ze dag in dag uit wordt blootgesteld. Haar indrukwekkende kalmte in deze situatie steunde me en gaf mij de hoop dat mijn gemoedstoestand over een paar weken weer min of meer op een gezond niveau zal zijn. Misschien helpt een beetje ironie en het schrijven van een column overwoog ik, om het trauma te verwerken.
Ik vrees echter dat mijn schrijftherapie op de lange termijn niet voldoende zal zijn. ‘Buitensporige bureaucratie van wantrouwen’, zo noemde een collega onlangs gefrustreerd wat we momenteel samen meemaken: ‘Vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid worden steeds meer vervangen door wantrouwen en controle. Wat we doen, is in eerste instantie een financieel risico. Dus degene die niets doet, is het meest efficiënt.’
Ik vrees dat hij gelijk heeft. De mentale en financiële kosten van deze ontwikkeling gaan uiteindelijk ten koste van onderzoek en onderwijs en van de motivatie van de hele universitaire gemeenschap. Om van dit bureaucratische monster af te komen, is meer nodig dan alleen het bestrijden van de symptomen. Er moet een fundamenteel gesprek komen over wat ons zelfbeeld als universiteit is. Uiteindelijk gaat het om meer dan alleen de vraag of men het mij toevertrouwt om een treinkaartje van 48,50 euro zelf te kopen.
Frits V. schreef op 26 januari 2026 om 15:08
Sterkte, Heino, met deze heftige situatie.
Henning schreef op 26 januari 2026 om 15:58
Je ervaring is nog een van de onschuldige voorbeelden. Ik wilde afgelopen september een studiereis boeken naar het exotische Münster (150km van Nijmegen). Zonder deeltijd-assistent heb ik dat zelf moeten proberen. Na al die aanvragen via BASS, moest DiversityTravel/DGI mijn verzoek eerst doorsturen naar hun afdeling StudyTrips (want we waren met meer dan 10 personen). Dit proces heeft nog een week extra de tijd gekost. Deze afdeling was vervolgens niet in staat om de aanzienlijk goedkopere NRW-tarief-tickets te boeken. Ze hadden alleen dure ICE-tickets in aanbod wat buiten ons reisbudget lag. Gefrustreerd heb ik vanuit mijn vakantie met mijn eigen creditcard de treintickets via de Bahn-App geboekt. Na een aantal boze mails mocht ik bij wijze van grote uitzondering de treintickets handmatig declareren (nadat ik het geld dus al had betaald…). Dit heeft niets met duurzaamheid of geld besparen te maken, ik ervaar het als ordinaire pesterij van medewerkers die nog durven te reizen.
Merel schreef op 26 januari 2026 om 16:43
Staat er nu echt ’trauma’? Serieus? Wat een grapjas!
Ondersteunend personeelslid schreef op 26 januari 2026 om 17:04
Goeie column, en wat mij betreft een terecht punt. Vooral de uitspraak van je collega “Vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid worden steeds meer vervangen door wantrouwen en controle. Wat we doen, is in eerste instantie een financieel risico. Dus degene die niets doet, is het meest efficiënt” is raak. Nieuwe initiatieven kunnen steeds minder vaak want kosten geld, leveren gedoe op, passen niet binnen de (topdown) strategie, enzovoorts. Voor alles zijn regels en richtlijnen, procedures en stappenplannen. En let wel, vaak vragen we (als medewerkers en studenten) daar zelf om! Zie bijvoorbeeld een opiniestuk hier in de Vox vorige week, waarin wordt opgeroepen tot een officieel negatief advies om in de VS te studeren. Voordat er hiervoor een adviescommissie is ingesteld, alle betrokkenen zijn geraadpleegd, goedkeuring is gegeven, informatie en bijbehorende communicatie-acties zijn opgesteld, etc zijn we weet ik hoeveel werkuren verder. Terwijl je volgens mij ook op het gezonde verstand van studenten en international officers kunt vertrouwen om hier verantwoordelijk mee om te gaan.
De oplossing weet ik ook niet precies. Iedereen altijd hun gang laten gaan werkt namelijk ook niet in zo’n grote organisatie. Maar ik ben het ermee eens dat de balans nu soms doorslaat naar wantrouwen en controle. En dat is funest voor creativiteit en werkplezier.
Madelief Jans schreef op 26 januari 2026 om 19:57
En nu weer een inhuurdesk lang leve de bureaucratie. Bezuinig op dit soort zaken ipv op alle professional services medewerkers bij de faculteiten.
Jack Kowalski schreef op 27 januari 2026 om 05:06
Herkenbaar, ook bij ons in Delft aan de gang. Wat hier zichtbaar wordt, is een bekend organisatiekundig patroon: wanneer complexe organisaties te maken krijgen met onzekerheid, externe druk en verantwoordingsverplichtingen, reageren ze vaak met het opbouwen van extra lagen beleid, coördinatie en controle. Elk nieuw probleem krijgt zijn eigen werkgroep, stafafdeling, framework of rapportagecyclus. Op zichzelf logisch en vaak goed bedoeld, maar cumulatief leidt het tot een systeem dat steeds meer om zichzelf draait.
In zo’n professionele bureaucratie verschuift de aandacht van primaire processen naar procesbeheersing. Succes wordt niet langer primair gemeten in kwaliteit van onderwijs, impact van onderzoek of academische vrijheid, maar in aantoonbaarheid: vinklijsten, dashboards, audits en compliance. Omdat deze instrumenten ook onderhouden moeten worden, ontstaat er een zichzelf versterkende groei van ondersteunende functies.
Tegelijkertijd is het primaire personeel relatief duur, schaars en lastig te vervangen. Onder druk van budgetten wordt daarom eerder bezuinigd op docenten, onderzoekers en technici dan op stafstructuren die inmiddels “onmisbaar” zijn verklaard door managers die we vroeger niet hadden. Het resultaat is een omgekeerde piramide: steeds meer mensen die plannen, monitoren en controleren, en steeds minder mensen die daadwerkelijk uitvoeren.
Dit heeft meerdere neveneffecten. De werkdruk bij academisch personeel neemt toe, omdat zij naast hun kerntaken ook veel administratief werk blijven doen. Innovatie wordt geremd, omdat afwijking van procedures risico’s oplevert. En het gevoel van professionele autonomie – een kernwaarde in universiteiten – brokkelt af.
Het paradoxale is dat het oorspronkelijke doel vaak kwaliteitsverbetering is, maar het effect juist kwaliteitsverlies kan zijn. Minder tijd voor studenten, minder ruimte voor diepgaand onderzoek, en meer energie die weglekt naar interne verantwoording. Daarmee ontstaat precies het beeld dat de column schetst: een organisatie die steeds beter wordt in organiseren, maar steeds slechter in waarvoor zij ooit is opgericht.
L.J. Lekkerkerk (Hans) schreef op 29 januari 2026 om 11:18
‘organisatiekundig patroon’???
Organisatiekundigen weten wel beter en hebben slimme oplossingen in de boekjes die organisatie-onbenullen als ’theorie’ afdoen. 😉
Matthijs schreef op 27 januari 2026 om 10:24
Goed dat hier een keer de aandacht op wordt gevestigd. Ik hoop dat het CvB meeleest. Het boeken van reizen via DGI/Diversity travel is veel te complex en wat nog belangrijker is in deze tijden van bezuinigingen: onnodig duur. Niet alleen gaan er inderdaad veel arbeidsuren inzitten (ook van duurbetaald WP), maar het aanbod is vaak ook duurder dan elders. Vrijwel altijd zijn hotels duurder dan op andere sites. Laatst was een hotel dat ik in Londen wilde boeken ruim 40% goedkoper bij Expedia/Booking etc. dan op de DGI website. En zelfs als het een tientje is, dan telt dat toch enorm op voor een organisatie met de omvang van de RU! Stop deze waanzin. Het oude systeem werkte prima. Ja, we hadden weinig zicht op CO2 uitstoot, maar dat heb je nu nog steeds niet echt, want we reizen vaak zat op kosten van een andere instelling die ons ergens voor uitnodigt.
Roy Kessels schreef op 27 januari 2026 om 15:22
Herkenbaar dit alles. Een hotelkamer in de UK die ik zelf voor €120 per nacht online vind (gewoon direct te boeken bij het hotel, niet eens via een discount of booking) kan DGI niet voor minder dan €273 per nacht aanbieden. Op de vraag “waarom” komt geen duidelijk antwoord. En de bureaucratie rondom die reisaanvragen is inderdaad verschrikkelijk, en dat in een tijd van bezuinigingen. Zoals collega Falcke zegt: een reis en verblijf boeken dat normaal een half uurtje kost inclusief het goedkoopste en handigste hotel zoeken (en daarna meteen boeken), kost nu weken, goedkeuring van allerlei lagen en heel veel frustratie.
Joris schreef op 27 januari 2026 om 11:34
Ik herken dit beeld. Mijn simpele reis voor een conferentie (vlucht en hotel) via diversity travel was 70% duurder dan wanneer ik deze zelf had geboekt. Daarnaast vele onnodige bureaucratische handelingen.
Roy Kessels schreef op 27 januari 2026 om 15:23
Herkenbaar dit alles. Een hotelkamer in de UK die ik zelf voor €120 per nacht online vind (gewoon direct te boeken bij het hotel, niet eens via een discount of booking) kan DGI niet voor minder dan €273 per nacht aanbieden. Op de vraag “waarom” komt geen duidelijk antwoord. En de bureaucratie rondom die reisaanvragen is inderdaad verschrikkelijk, en dat in een tijd van bezuinigingen. Zoals collega Falcke zegt: een reis en verblijf boeken dat normaal een half uurtje kost inclusief het goedkoopste en handigste hotel zoeken (en daarna meteen boeken), kost nu weken, goedkeuring van allerlei lagen en heel veel frustratie.
Sanne schreef op 27 januari 2026 om 22:19
Het slaat inderdaad helemaal nergens op.
Ik kon ook geen accommodatie boeken voor een congres. Of nou ja, het kon wel, alleen dan wel peperduur of in een stad die 40 km van mijn congres vandaan was. In Zwitserland!
De treinreis was ook onmogelijk: ik kreeg een ticket maar geen reisschema, terwijl ik heel Duitsland en Zwitserland door moest, met 4, 5 keer overstappen. Ik moest zelf maar bedenken hoe ik dat ging doen?
Ik kreeg zelfs nog bijna heimwee naar VCK Travel, behalve dan dat die vorig jaar mijn ticket voor de verkeerde dag hadden geboekt, waar ik pas achter kwam toen ik niet kon inchecken.
Gemakkelijker kunnen we het niet maken, wel omslachtiger en duurder. Laat het mij in vredesnaam zelf boeken!
Admi schreef op 28 januari 2026 om 08:31
Deze column vat voor mij exact het probleem van de huidige “besparingsslag” bij de Radboud Universiteit samen. In de haast om een grote som geld te gaan besparen vergeten we dat er ook nog zoiets bestaat als (jawel) vertrouwen, gezond verstand en de verantwoordelijkheid daar laten waar die hoort. Efficiënt werken, iedereen heeft er de mond vol van, maar slechts weinig reorganisaties (okay vooruit, laten we het een bezuiniging blijven noemen) leiden tot een succesvolle implementatie daarvan.
Dank voor het delen Heino, laten we hopen dat het CvB mee leest en zich nog eens achter de oren krabt.
Geen fan schreef op 28 januari 2026 om 12:22
Mooi hè, dat over uitgaven van medewerkers zo moeilijk wordt gedaan… Misschien een mooie casus voor de medezeggenschap: ik ben eens benieuwd of over de uitgaven van de collegevoorzitter ook zo moeilijk wordt gedaan… En of die uitgaven ook echt allemaal gemaakt zouden moeten worden op kosten van de universiteit… De moeite van het onderzoeken waard, lijkt me. Hoewel ik het antwoord op deze vragen eigenlijk al weet…
Ellen Mastenbroek schreef op 28 januari 2026 om 23:46
Ik mis nog twee cruciale bureaucratische stappen in je relaas: 1. Heb je wel eerst toestemming aan je leidinggevende gevraagd voor de reis? 2. Heb je het nieuwe formulier Toestemming verblijf buitenland wel ingevuld- en heeft de dienst die hierover gaat je daadwerkelijk goedkeuring gegeven?
Which reminds me: ik moet nog even checken of ik eigenlijk wel mag afreizen naar het avontuurlijke Leuven volgende week!
dr.ir. L.J. Lekkerkerk (Hans) schreef op 29 januari 2026 om 11:27
In het vak OrganisatieOntwerp BCU320 leer ik studenten al zo’n 20 jaar hoe ze voor een bureaucratie een alternatieve structuur kunnen ontwerpen, waarin de door Heino en anderen beschreven dingen niet of nauwelijks meer voorkomen. Dat ik de buRUcratie regelmatig gebruik als voorbeeld hoe het niet moet, zal niemand verbazen; wel met schaamrood op mijn kaken, want van ‘practice what you teach’ komt niet veel terecht.
Iedereen met een u-nummer kan ik enrollen in Brightspace en dan kan je daar mijn hoorcollege binge-watchen: stuur maar email aan [email protected] (ja gewoon mijn oude emailadres met aanduiding van mijn faculteit. En waarom studenten niet meer [email protected] als adres hebben is ook zo’n dom idee dat uit de buRUcratie op ons is neergedaald).
Die ene collega! schreef op 30 januari 2026 om 09:21
Vlot geschreven column met een helaas te herkenbare anekdote. Ik denk dat je hard moet zoeken naar iemand op de universiteit die het reisbureau en al die goedkeuringen vooraf nog een goed idee vindt. Maar ik meen ook te merken uit het stuk van Heino en de reacties erop dat er onduidelijkheid heerst waarom die keuzes gemaakt zijn.
Ik heb de antwoorden ook niet, maar dat het hier zou gaan om wantrouwen naar de medewerkers is wat mij betreft een wat overdreven emotionele reactie op het simpelweg verantwoording moeten afleggen aan je subsidiegever, de nationale overheid, de EU. Ik zou dit de universiteit niet aanrekenen. Maar dat er tientallen ogen nodig zijn voor het boeken van een simpele reis zet wel de haren overeind. Als het gevoel van wantrouwen meer zit in de verplichting te boeken via DGI dan zie ik dat eigenlijk ook niet. Zeker als er veel gereisd wordt op de universiteit. Op een gegeven moment raak je toch gewoon een aanbestedingsgrens?
Heeft iemand al informatie ingewonnen bij de financial controller van hun faculteit? Zij moet vanuit haar functie kunnen uitleggen waarom deze red tape er is, en welke besluitvorming daaraan vooraf is gegaan. Zij zou het ook op de agenda kunnen zetten voor een RU-breed facultair overleg. Dit speelt nu al zo lang en de ergernissen, tijd en energie die het alle medewerkers vraagt lijkt me onderhand ook wel duidelijk.
Als die stappen nooit genomen zijn, vindt ik een brandbrief (impliciet) gericht aan het CvB via de Vox wel voorbarig. Het geeft een naar smaakje aan verder goede intenties. Waarom kan dit niet aangekaart worden via de organisatorische lijn? Voorkomt een hoop publiek drama.
Yannick Weesepoel schreef op 30 januari 2026 om 11:01
Ik was met Heino mee op deze reis en we hebben er toch wel smakelijk om kunnen lachen. Ik had maar 4 mensen nodig om mijn T-nummer te krijgen. Dat kostte wel 3 mailtjes/appjes naar de goedkeurders omdat ik nogal laat was met boeken (sorry collega’s!). Uiteindelijk kreeg ik de treinkaartjes niet zomaar, mijn boeking was niet doorgekomen bij DGI. Dus op aanraden van een andere collega die ook zijn treinkaartjes niet kreeg via de chatfunctie op de website met een allervriendelijkste persoon van DGI gebabbeld. En toen was het dan zomaar gelukt! Op de plaatsreservering na, die heb ik dan maar zelf bijgeboekt en gedeclareerd .
Karel Houben schreef op 2 februari 2026 om 09:59
Heb begrepen van een goed ingelichte bron dat het huidige systeem (met gedwongen afgifte van persoonsgegevens aan een derde partij, DT, wanneer je een reis wilt boeken) in strijd zou zijn met de AVG. De huidige situatie leidt dus tot een gigantisch datalek – kan ons bij de AP zomaar op een boete van tonnen komen te staan. Wanneer mogen we informatie van het CvB hierover verwachten?