OPINIE - Heino Falcke, hoogleraar astrofysica, stuitte bij het boeken van een eenvoudig treinticket op het ‘bureaucratisch monster’ van de universiteit. Waanzin, schrijft hij, die meer veroorzaakt dan persoonlijke frustratie. Want dit gaat ‘uiteindelijk ten koste van onderzoek en onderwijs, en van de motivatie van de hele universitaire gemeenschap’.

Geld besparen kost geld. Geld besparen door meer bureaucratie kost nog meer geld – en levensenergie. Dat is een ervaring die we momenteel aan onze universiteit opdoen.

Ik behoor zeker tot de meer bevoorrechte medewerkers van onze universiteit en heb de luxe van een deeltijd assistent, die veel van mijn dagelijkse en administratieve taken aan de universiteit op zich neemt. Ze helpt mij met sommige bureaucratische processen waarvoor ik gewoon niet slim genoeg ben, en voor de rest vul ik enorme hoeveelheden gegevens in webformulieren in, die mij vroeger slechts een kort e-mailtje kostten. Maar uiteindelijk was het de aankoop van een eenvoudig treinkaartje die toch tamelijk onverwachte emoties bij mij opriep.

Toegegeven, ik had al veel mythische verhalen gehoord over Diversity Travel, DGI etcetera, maar volgens het motto van de drie apen – niets horen, niets zien, niets zeggen – had ik geprobeerd de details van deze boegbeelden van modernisatie en vooruitgang niet te dichtbij te laten komen. Tot het moment dat we op relatief korte termijn een reis in het exotische buitenland, Duitsland dus, moesten boeken.

Kortstondig betekent in dit geval binnen tien dagen. Vroeger zou ik in mijn Deutsche Bahn-app de verbinding hebben opgezocht, het ticket met één klik online hebben geboekt en vervolgens in de trein met nog een klik online hebben ingecheckt. Zelfs zonder naar Excel-tabellen te kijken, zou ik er zeker van zijn geweest dat de 48,50 euro voor het ticket nog binnen mijn reisbudget zou passen. Er zou vast nog iets over zijn van de onderzoeksubsidies die ik binnenhaalde.

Ontbijttafel

Toen ik na een paar dagen vroeg hoe het met het ticket stond, wees mijn ervaren assistente me op het webformulier waarin nog niet alle instanties van de universiteit die voor deze boeking belangrijk waren hun goedkeuring hadden gegeven. Vijf mensen moeten in “BASS” een handeling uitvoeren voor dat ik een T-nummer krijg waarmee ik een boeking mag aanvragen.  Daarna zou het reisbureau nog een paar dagen nodig hebben om het ticket uit te geven. Dat zou weliswaar krap worden, maar ze zou nog eens regelmatig de webpagina checken, e-mails sturen, en bellen om op de urgentie te wijzen.

Op de ochtend van de reis zat ik al een beetje nerveus aan de ontbijttafel, met de ongepaste gedachte dat ik dit ticket misschien zelf tegen alle regels in zou kunnen boeken en betalen. Maar uiteindelijk kwam vlak voor vertrek het verlossende bericht van mijn assistente via WhatsApp: een screenshot met een nummer en gedetailleerde informatie over hoe ik het ticket eindelijk zou verkrijgen. Ik hoefde alleen maar dit nummer op te schrijven, het in te voeren in de automaat op het centraal station van Keulen – waar ik eigenlijk eerst een ticket voor nodig hebt om er vanuit huis te komen – en dan zou het ticket daar als bij toverslag voor mij worden afgedrukt. Misschien kon ik dan het ordernummer in mijn trein-app invoeren en online inchecken in de trein.

‘Een klusje dat mijn assistente of mij vroeger een minuut kostte, heeft nu talloze mensen beziggehouden’

Ook al klopte de informatie niet helemaal, ik kwam er uiteindelijk toch uit en zat versteld van de efficiëntie van onze administratieve processen in de trein. Een klusje dat mijn assistente of mij vroeger een minuut kostte, heeft nu talloze mensen beziggehouden, hen te eten gegeven, hun hart verwarmd en ze beziggehouden op hun vrije dagen. Ik bedankte mijn assistente met meerdere exploderende-hoofd-emoji’s, die ze begripvol beantwoordde.

Monster

Nu pas besefte ik aan welke waanzin ze dag in dag uit wordt blootgesteld. Haar indrukwekkende kalmte in deze situatie steunde me en gaf mij de hoop dat mijn gemoeds toestand over een paar weken weer min of meer op een gezond niveau zal zijn. Misschien helpt een beetje ironie en het schrijven van een column overwoog ik, om het trauma te verwerken.

Ik vrees echter dat mijn schrijftherapie op de lange termijn niet voldoende zal zijn. ‘Buitensporige bureaucratie van wantrouwen’, zo noemde een collega onlangs gefrustreerd wat we momenteel samen meemaken: ‘Vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid worden steeds meer vervangen door wantrouwen en controle. Wat we doen, is in eerste instantie een financieel risico. Dus degene die niets doet, is het meest efficiënt.’

Ik vrees dat hij gelijk heeft. De mentale en financiële kosten van deze ontwikkeling gaan uiteindelijk ten koste van onderzoek en onderwijs en van de motivatie van de hele universitaire gemeenschap. Om van dit bureaucratische monster af te komen, is meer nodig dan alleen het bestrijden van de symptomen. Er moet een fundamenteel gesprek komen over wat ons zelfbeeld als universiteit is. Uiteindelijk gaat het om meer dan alleen de vraag of men het mij toevertrouwt om een treinkaartje van 48,50 euro zelf te kopen.