Reizen boeken via DGI Travel leidt al een jaar lang tot frustratie onder medewerkers van de Radboud Universiteit. Om welke frustraties gaat het, en is de universiteit van plan om de samenwerking te stoppen? Vijf vragen over het omstreden reisbureau.

Wat voor bedrijf is DGI Travel en waarom werkt de universiteit er überhaupt mee samen?

DGI Travel is een Brits reisbureau dat snel internationaal wil groeien als ’true global business’, onder meer met de inzet van ‘AI-gedreven efficiëntie’ en ‘digital tools’. Het noemt zichzelf ‘the non-profit and academic travel experts’. Naast de Radboud Universiteit en het Radboudumc werkt het bureau onder andere samen met de Universiteit Groningen, de Erasmus Universiteit Rotterdam, de Hanze Hogeschool Groningen, Hogeschool Saxion en Wageningen University & Research, en enkele buitenlandse universiteiten.

Het Europese hoofdkwartier van DGI Travel is gevestigd in Manchester, maar het bedrijf heeft ook vestigingen in Düsseldorf en Dublin en een kantoor in Arlington, in de Verenigde Staten. Eerder noemde het zichzelf Diversity Travel; met die naam wil het benadrukken een modern reisbedrijf te zijn met oog voor diversiteit en duurzaamheid.

Volgens hoofd inkoop van de Radboud Universiteit Pim Zeldenrijk zijn er drie redenen waarom de Radboud Universiteit met DGI samenwerkt: wegens duurzaamheidsoverwegingen, vanuit een zorgplicht voor medewerkers, en omdat de universiteit verplicht is om de reizen te regelen via een Europese aanbesteding.

Tegenstanders van de samenwerking met DGI Travel zijn het daar niet mee eens. Volgens hoogleraar Software Science Frits Vaandrager is het argument van de aanbestedingsplicht bijvoorbeeld aanvechtbaar. ‘Waarom is het anders bij de Universiteit Groningen alleen verplicht om vliegreizen te boeken via DGI Travel?’

In een reactie onder een Vox-artikel veegt hoogleraar Internationaal en Europees Recht Henri de Waele het duurzaamheidsargument van tafel. “Het verplichte registreren van de CO2-uitstoot van reizen kan natuurlijk nog altijd perfect gebeuren als op de oude manier reizen worden geboekt door medewerkers, en nadien bij de RU gedeclareerd, en aldus geregistreerd.”

Voor de volledigheid: eerder werkte de universiteit samen met VCK Travel, maar dat verliep ook niet vlekkeloos. Door een administratieve fout konden zo’n 650 medewerkers van de universiteit de gegevens van collega’s inzien. Omdat dit reisbureau niet kon voldoen aan de eisen van de Radboud Universiteit, werd de samenwerking stopgezet. In maart 2025 stapt de universiteit over op DGI Travel, dat als tweede uit de aanbesteding kwam.

Waarom boeken medewerkers van de Radboud Universiteit hun reizen liever niet met DGI Travel?

Omdat het al een jaar lang tot een hoop frustraties leidt, zowel bij  faculteiten als bij ondersteunende diensten. Eén afdeling heeft een zwartboek van negatieve ervaringen met het reisbureau bijgehouden, dat 29 pagina’s telt.

Over welke frustraties gaat het?

Die zijn van uiteenlopende aard. Zo laat de nauwkeurigheid van het bureau te wensen over. Onder een Vox-artikel over het reisbureau reageerde hoogleraar Bestuurskunde Ellen Mastenbroek bijvoorbeeld dat het reisbureau een hotel in Louvain-la-Neuve had gereserveerd, in plaats van in Leuven, waar zij voor het werk naartoe moest. Beide plaatsen liggen op één uur reizen met de trein van elkaar. Opmerkelijk, want DGI Travel werkt ook voor de universiteit Leuven.

Ook zijn volgens veel medewerkers aanzienlijk hogere kosten verbonden aan het boeken van reizen via het reisbureau, dan wanneer ze dit zelf zouden doen. Bovendien hebben medewerkers de indruk dat het boeken van reizen via DGI Travel te veel tijd in beslag neemt.

Privacyhoogleraar Bart Jacobs weigert om nog reizen te boeken via het reisbureau. Volgens hem is het onrechtmatig dat de universiteit medewerkers verplicht om hun gegevens te delen met DGI Travel. Daarmee is de samenwerking volgens Jacobs in strijd met de privacywetgeving. De universiteit ziet dat anders.

Tot slot klagen veel medewerkers over de ondersteuning van DGI, zowel bij het boeken als bij urgente problemen, en is het voor heel wat medewerkers überhaupt onduidelijk waarom ze reizen moeten boeken via het reisbureau.

Aan andere universiteiten die met DGI Travel samenwerken keren dezelfde klachten terug. Aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam leidde de inzet van DGI Travel tot klachten over hoge kosten, een gebruiksonvriendelijk platform en een gebrekkige klantenservice, bij Wageningen University is eenzelfde geluid te horen.

Gaat de universiteit de samenwerking met DGI Travel stopzetten?

De ondernemingsraad hoopt in ieder geval van wel: zij willen dat het contract met DGI wordt beëindigd. ‘We hebben onze onvrede met DGI en voorganger VCK al vele malen aanhangig gemaakt bij het college van bestuur’, zei ondernemingsraadslid Max Visser daar eerder over.

Veel medewerkers lijken het daarmee eens te zijn. Zo schrijft hoogleraar Bestuurskunde Jan-Kees Helderman op Voxweb: “Het vraagt niet eens visie of moed, maar gewoon gezond verstand om per morgen met DGI travel te stoppen.”

Eelke Spaak, universitair docent bij het Donders Instituut, is het daarmee eens. “Dit lijkt me nou een mooie aanleiding voor een grootschalige protestactie onder medewerkers”, schrijft hij. En dat is maar een kleine greep van het aantal reacties onder artikelen op Voxweb en op LinkedIn.

De universiteit neemt de klachten over de reisagent “zeer serieus”, laat een woordvoerder weten. “Daarom hebben we al gevraagd om de werkwijze en de problemen waartegen aangelopen wordt te evalueren. Die evaluatie wachten we eerst af.”

Volgens vicevoorzitter Marcel Wintels wordt momenteel inderdaad “één en ander uitgezocht om preciezer te weten waar zowel aan de kant van de Radboud Universiteit alsook aan de kant van DGI de grootste knelpunten en issues zitten, om hopelijk op korte termijn vast te kunnen stellen of en hoe die oplosbaar zijn.”

Wat zijn de gevolgen van het stoppen met het boeken van reizen via DGI Travel?

Dat is niet duidelijk, omdat het contract tussen beide partijen niet openbaar is.

Volgens een universiteitswoordvoerder “wordt nog bekeken of het contract met DGI gedeeld kan worden. Een overeenkomst met een externe partij kan namelijk niet zomaar openbaar gemaakt worden.”

Op eerdere Vox-artikelen wenste DGI Travel niet te reageren. “In overleg met onze opdrachtgever, Radboud, is vastgesteld dat zij het meest aangewezen zijn om eventuele vragen te beantwoorden”, klonk het toen.