Het college van bestuur heeft ‘de verbinding gemist’ met de medewerkers tijdens het bepalen van de nieuwe koers, zegt het tegen Vox. Daar moet aan worden gewerkt. ‘Het is natuurlijk nooit fijn om mensen te horen zeggen: “Ik maak me zorgen”.’

Het gaat op de Radboudcampus al ruim een week over consultants. Zij zouden de koers van de universiteit bepalen, en niet de academici zelf. Het was letterendecaan Paula Fikkert die de knuppel in het hoenderhok gooide door in een afscheidsmail haar zorgen over deze ontwikkeling te uiten. Hoeveel consultants zijn er dan? En wat doen die precies? Het college van bestuur geeft voor het eerst antwoorden.

Alexandra van Huffelen, collegevoorzitter: ‘Er waren vier externe consultants die hielpen bij de ondersteuning van het proces van de strategievorming. Zij hebben uiteindelijk natuurlijk geen beslissingen genomen, laten we daar helder over zijn.’

Wat was dan wel hun rol?

Van Huffelen: ‘Vooral het proces begeleiden. Dus informatie ophalen, gesprekken voeren en informatie structureren.’

José Sanders, rector: ‘Ze geven medewerkers rollen en zorgen dat taken gedaan worden, zodat iedereen bijdraagt en er voortgang gemaakt wordt. Dus ze stellen vragen als: welke decaan of directeur wil dit onderdeel van het proces trekken? Welke beleidsmedewerkers willen meehelpen? Wanneer is dit klaar?’

De kritiek vanuit de academische gemeenschap luidt dat er beter gekozen had kunnen worden voor mensen van binnen de organisatie. Waarom is dat niet gebeurd?

Van Huffelen: ‘Dat kan ook, maar soms heb je wat meer expertise nodig van mensen die zo’n proces kunnen begeleiden. En je moet voldoende mensen beschikbaar hebben daarvoor. Waar we als college een beetje mee worstelden was dat we de strategie eind van vorig jaar al moesten opleveren. We hadden niet verschrikkelijk veel tijd, dus we moesten het efficiënt proberen te doen en tegelijkertijd zoveel mogelijk mensen erbij betrekken vanuit de organisatie, zoals decanen en vice-decanen. We hadden geen strategieteam of een club die daarbij kon helpen.’

‘We hadden het er vooral over dat we inhoudelijk niet zo verschrikkelijk ver uit elkaar zitten’

Dus er zijn wel intern mensen gevraagd, maar er was niemand die dit kon gaan doen?

Van Huffelen: ‘In het begin zijn er ook intern mensen die dat hebben gedaan en die zijn ook betrokken gebleven, maar die zeiden ook: “We hebben extra ondersteuning nodig”. Inmiddels is duidelijk geworden dat medewerkers de ondersteuning van consultants niet in alle opzichten als prettig hebben ervaren. Maar ik ken ook een aantal decanen die samen met hen die tweede ambitie (excelleren op themagebieden, red.) van de strategie aan het uitwerken zijn en dat juist heel fijn vinden.’

De menselijke maat

Vox spreekt het voltallige college van bestuur, én decaan Paula Fikkert, direct na afloop van de bijeenkomst met medewerkers van de letterenfaculteit donderdagmiddag. Dat samenzijn, waarbij journalisten niet welkom waren en waar zo’n honderd toehoorders op af kwamen, was georganiseerd om te praten over de onrust die is ontstaan. De onvrede sprong vanuit de Faculteit der Letteren over naar andere faculteiten. Er werden twee open brieven opgesteld aan het college waarin honderden medewerkers en studenten stelden dat ze onder meer ‘de menselijke maat’ misten in het huidige beleid.

Als we even teruggaan naar de afgelopen week, naar het vertrek dat Paula Fikkert aankondigde en de reacties op haar zorgen. Zijn jullie daarvan geschrokken?

Van Huffelen: ‘Het is natuurlijk nooit fijn om mensen te horen die zeggen: “Ik maak me zorgen, ik vind het niet fijn, ik mis iets”. Daar willen we graag iets mee doen. Daarom hebben we deze bijeenkomst georganiseerd.’

Hebben jullie nieuwe dingen gehoord of gelezen de afgelopen dagen?

Van Huffelen: ‘Dingen die we ook wel eerder hebben gehoord, ja, maar nu wat breder. En het gaat dieper.’

Kunt u dit specifieker maken?

Sanders: ‘Eén van de dingen die je telkens hoort is de term ‘maatwerk’, die menselijke maat waar veel over wordt gesproken. We hebben het er tijdens de bijeenkomst vanmiddag over gehad hoe je ervoor kunt zorgen dat, als je vanuit efficiëntie en kostenreductie een aantal diensten meer centraal wilt laten werken, je plekken waar dubbel, driedubbel of handmatig hetzelfde werk wordt gedaan wilt gaan wegnemen, maar tegelijk de medewerkers in de faculteit niet onder wil laten sneeuwen. Dat er niet hele wezenlijke dingen verdwijnen, waardoor mensen bij specifiek onderzoeks- of onderwijswerk niet meer ondersteund worden en zich zo niet meer gezien voelen. Daar hebben we denk ik wel werk te doen met elkaar. En daar worden nu ook processen voor ingericht.’

Van Huffelen: ‘We hadden het er vooral over dat we inhoudelijk niet zo verschrikkelijk ver uit elkaar zitten, als je naar het instellingsplan en het facultaire beleidsplan kijkt. Maar dat we een soort van verbinding hebben gemist. En dat we op zoek zijn naar een manier om die connectie weer te kunnen maken.’

Sanders: ‘We willen het uitwerken van zowel de bezuinigingen als de ambities in het instellingsplan, veel meer met de mensen uit de faculteiten gaan oppakken. Dat is het proces waar we nu voor staan.’

Van Huffelen: ‘We hebben goed geluisterd naar de zorgen die er zijn.’

Paula Fikkert, u noemde die term ‘de menselijke maat’ ook in de mail waarin u uw vertrek aankondigde, waarin mist u de menselijke maat precies?

Fikkert: ‘Ik denk dat het met name bij het tot stand komen van de strategie mis is gegaan. Dat ging heel snel en was heel veel, niemand kon dat eigenlijk bijbenen. Daardoor was niet iedereen goed geïnformeerd. Er waren wel sessies, maar…’

Ze kijkt naar de leden van het CvB. Fikkert: ‘Wij spreken elkaar natuurlijk best wel vaak, maar wat wij bespreken, daarvan gaat in principe niet iets terug naar de faculteit. We zouden na zo’n vergadering meer kunnen nadenken: waar hebben we het over gehad en wat zullen we hiervan in onze faculteiten meedelen? Want tot nu toe werd het altijd vertrouwelijk gehouden. Soms moet dat ook, maar andere dingen kunnen best naar buiten.’

‘Dat was misschien ook mijn worsteling: twee verschillende werelden die niet altijd op elkaar aansluiten’

‘Ik denk dat de decanen meer ingezet moeten worden om de brugfunctie te vervullen tussen bestuur en universitaire gemeenschap. Dat was misschien ook mijn worsteling: twee verschillende werelden die niet altijd op elkaar aansluiten. Daar valt echt winst te behalen.’

Sanders (instemmend knikkend): ‘Het was een proces waar wel veel bestuurders bij betrokken waren: decanen en vicedecanen, directeuren van divisies en faculteiten, en natuurlijk beleidsmedewerkers. Maar breed draagvlak ophalen blijft complex. Eén van de vice-decanen stelde in het gesprek daarnet aan de orde hoe je het binnen de organisatie ook niet met elkaar eens kunt zijn. Hoe richten we gesprekken zodanig in, dat we kunnen vaststellen: “Dit is een moeilijk onderwerp. We zijn het niet helemaal eens, maar hoe kunnen we toch tot een besluit komen waarmee we weer verder kunnen?” Ook in dat gesprek spelen de bestuurders van de faculteiten een heel belangrijke rol.’

Van Huffelen: ‘Dat zou ideaal zijn, maar er zullen altijd dingen zijn waar je als medewerker minder blij mee bent. We zitten in een periode van bezuinigingen. Dat is pijnlijk, maar daar ontkomen we niet aan….’

Fikkert: ‘In mijn eerste jaar als decaan hebben we ook ontzettend bezuinigd, maar er is ook meer cohesie ontstaan. Dus het kan wél. Maar dan moet je er wel op inzetten dat alle neuzen dezelfde kant op staan. En daar is wel wat voor nodig, om dat voor elkaar te krijgen.’

Tweede open brief

Dan moeten José Sanders en Paula Fikkert weg naar de opening van het Valkhofmuseum. Alexandra van Huffelen en interim-vicevoorzitter Marcel Wintels blijven achter voor de laatste vragen.

In de tweede open brief waarover Vox deze week berichtte, schrijven medewerkers en studenten: “Wij vragen het CvB om direct een gesprek te openen met de hele universitaire gemeenschap (..) over hoe ons universiteitsbestuur weer academische kernwaarden kan gaan respecteren en een democratische basis kan krijgen met draagvlak in de academische gemeenschap.” Wat is jullie reactie daarop?

Van Huffelen: ‘Dit vraagstuk gaat eigenlijk vooral over hoe je bestuurders aanstelt. In Nederland worden decanen benoemd via een procedure waar allerlei mensen bij betrokken zijn vanuit de faculteit. Denk aan medezeggenschap, medewerkers, enzovoorts. Dat geldt ook voor het benoemen van het CvB. Maar er zijn ook landen in de wereld waar dat verkozen functies zijn.’

‘We hebben gemerkt dat KPI een beladen term is in een omgeving als deze’

‘We hebben met managementdecaan Saskia Lavrijssen afgesproken dat een delegatie van decanen en het CvB met de schrijvers van de brief in gesprek gaat over dit specifieke thema. Ook Radboud Reflects denkt erover na om hier een sessie over te organiseren. En dat juich ik zeker toe.’

Zijn er andere concrete dingen die jullie meenemen uit de bijeenkomst met de medewerkers?

Wintels, interim-vicevoorzitter: ‘We hebben gemerkt dat KPI (Key Performance Indicator red.) een beladen term is in een omgeving als deze. Die term werkt hier als een rode lap op een stier. Dus dan is het denk ik ook niet slim om dat soort woorden te gebruiken. We moeten concreet maken wat we daarmee bedoelen, namelijk dat we willen volgen of we onze doelen en ambities wel behalen. Je wilt dat de financiële huishouding klopt, zien of je in de plus of de min draait. Of de studenteninstroom stijgt of juist daalt. Je wilt ook inzicht hebben in student- en medewerkerstevredenheid, bijvoorbeeld door het afnemen van enquêtes.’

Daarover gesproken: uit de laatste personeelsenquête blijkt dat het vertrouwen in de wijze waarop het CvB de universiteit bestuurt een stuk lager is dan in 2024. Gaan jullie daar ook mee aan de slag?

Van Huffelen: ‘Dat is zeker iets om mee aan het werk te gaan. Gelukkig gaat het op heel veel andere punten een stuk beter. Zeker ook als je kijkt naar hoe tevreden mensen zijn met het werken op deze universiteit. En vergeet niet, er is ontzettend veel gebeurd de afgelopen tijd. In een universiteit waar eerst veel meer rust was. Er was meer geld en dus waren er ook meer mogelijkheden om dingen te doen. Het is spannender geworden, dus we hebben met elkaar echt een klus te klaren.’